Lampdirect.nl is de marktleider van Europa in online verlichting. Zij focussen zich op het bieden van duurzame, voordelige en energie-efficiënte lichtoplossingen voor bedrijven en particuliere klanten. Als sterk groeiend bedrijf met webshops en kantoren in Duitsland, Frankrijk, ‘Helmond’ en Taiwan raakt het coronavirus het bedrijf op allerlei verschillende vlakken. En daar komen een hoop uitdagingen en maatregelen bij kijken. Bram van der Linden, CEO, schreef er voor Coronakrant een artikel over.
Balans op de proef gesteld
Als CEO van een organisatie heb je mijns inziens twee primaire verantwoordelijkheden: het welzijn van de werknemer en het welzijn van je bedrijf. Immers, een bedrijf is een verzameling van mensen met verschillende talenten en dezelfde doelstelling. Maar, in tijden als deze, met de uitbraak van het coronavirus, wordt de balans tussen beiden op de proef gesteld.
Al vroeg in december waren we op de hoogte van een grote virusuitbraak in China. Onze inkoop- en ontwikkelorganisatie in Taiwan was erg goed op de hoogte van de lokale situatie. We besloten hierop toen meer goederen in te kopen om Europa van verlichting (toch wel een primaire levensbehoefte) te kunnen blijven voorzien.
Keep calm
Een goede keuze, want ondertussen ondervinden we in Europa de gevolgen van het coronavirus (letterlijk) aan den lijve. Begin februari hebben we daarom direct een coronacrisisteam opgezet en een noodplan opgesteld, waarin we rekening hebben gehouden met zoveel mogelijk scenario’s. Ons doel is om de gezondheid van onze medewerkers te borgen en tegelijkertijd de bedrijfsvoering zoveel mogelijk te continueren. Daarvoor is het belangrijk dat we kalm blijven.
De juiste maatregelen
Om te bepalen welke maatregelen je het beste kunt nemen voor je organisatie, is het van belang om goed geïnformeerd te zijn over de situatie en je bedrijfsvoering. Zo hebben wij er bijvoorbeeld voor gekozen om maatregelen te nemen die eventuele besmetting vertragen, omdat we voorkomen, al in december, niet waarschijnlijk achtten.
Nu is ieder bedrijf natuurlijk anders, en de situatie (en dus de maatregelen) kunnen hierdoor sterk verschillen per afdeling, gebied of land binnen je organisatie. Hiervoor is het dus fijn om een noodplan te hebben, een goede basis met duidelijke uitgangspunten. Daarnaast is het belangrijk om goed te blijven luisteren naar wat er speelt in de organisatie en welke maatregelen (lokaal) goed werken.
Maatregelen in de logistiek
‘Zonder logistiek staat alles stil.’ Maar ook in tijden van crisis, willen we dat de logistiek altijd, of in ieder geval zo lang mogelijk, doorgaat. Dat betekent dat bij de keuze naar te nemen maatregelen veel aandacht uitgaat naar het langdurig continueren van de operatie. Immers, het is onmogelijk de logistieke operatie ‘vanuit huis’ te draaien. Je kunt denken aan de volgende maatregelen:
- Bekijk welke mensen nodig zijn voor je operatie en de ondersteuning ervan. Mensen zonder directe invloed op de operatie kunnen prima thuis werken.
- Meet de temperatuur van je medewerkers, zo identificeer je snel wanneer iemand koorts heeft en naar huis moet.
- Teken met een eigen pen voor goederenontvangsten i.p.v. met je vinger op een scherm.
- Houd voldoende afstand tot chauffeurs. Zij vormen een groter risico, omdat ze veel verschillend menselijk contact hebben.
- Laat zo min mogelijk externen, zoals monteurs en chauffeurs, binnen.
Klik hier voor meer informatie over maatregelen in het magazijn.
Personeel in het buitenland
Ook het hebben van vestigingen in het buitenland maakt de situatie, en de te kiezen maatregelen, complexer. Met die vestigingen komen lokale inzichten, zowel in regelgeving als in cultuur, naar voren. Een mooi voorbeeld is onze vestiging in Taiwan. Sowieso is de timing van het virus heel anders in Taiwan, maar het virus was daar lange tijd stabiel en is afgelopen week opnieuw vastgesteld bij een reiziger vanuit Nederland. Men is zich (o.a. door de eerdere SARS-uitbraak) erg bewust van de risico’s en de te nemen maatregelen. Daarnaast is men zeer solidair. Dat betekent dan bijvoorbeeld (zonder sturing van de overheid): bij een griep blijf je binnen, bij verkoudheid draag je een mondkapje en het is algemeen geaccepteerd dat de overheid je volgt tijdens een thuisquarantaine.
Wat belangrijk is bij maatregelen wanneer je bedrijf vestigingen heeft in het buitenland, is om goed te luisteren naar je werknemers. Zij zijn over het algemeen goed op de hoogte van de situatie. In ons geval hebben wij per buitenlandse vestiging een coördinator aangesteld die enerzijds ons op de hoogte houdt van ontwikkelingen, de zorgen van de collega’s en overheidsbeleid, en er anderzijds voor zorgt dat de maatregelen die we treffen ook goed nageleefd worden.
Duidelijke communicatie
Met al deze keuzes voor maatregelen, per afdeling, regio, land of internationaal, is communicatie key. Niet iedereen leest dezelfde nieuwsberichten en het wemelt van de verschillende berichten en adviezen in de media. Als organisatie is het dan belangrijk om een standpunt in te nemen, dit standpunt gedurende de tijd waar nodig aan te passen aan nieuwe inzichten en ervoor te zorgen dat deze informatie breed wordt gedeeld in je organisatie. Zo zorg je ervoor dat iedereen op de hoogte is van de informatie op basis waarvan je beslissingen neemt.
Door en voor iedereen
Het spreekt voor zich dat we alleen in staat zijn de uitbraak te vertragen wanneer iedereen zijn of haar bijdrage daaraan levert. We willen een stuk gedragsverandering doorvoeren, iets wat niet eenvoudig is, en zeker niet met de enorme tijdsdruk. Daarom is een lijst met maatregelen en goede communicatie niet genoeg. Vraag je mensen daarom bijvoorbeeld ook om elkaar aan te spreken op gedrag (zoals het aanraken van het gezicht). Bij ons doen ze dat ook. Dat is fijn, en het maakt me trots om te zien hoe gemotiveerd mensen zijn om zichzelf en anderen in bescherming te nemen.
