Inmiddels hebben we gemerkt dat de coronacrisis invloed heeft op alle sectoren binnen Nederland. ‘Crisismanagement’ is nu een term die veelvuldig wordt gebruikt, want: hoe ga je om met lange-termijn plannen die binnen een weekend moeten worden doorgevoerd en hoe krijg je, in het geval van onderwijs, vervolgens een groep van meer dan 4.000 medewerkers en 20.000 studenten met de neuzen dezelfde kant op? Tussen alle crisisoverleggen door heeft Rianne Letschert, Rector Magnificus van Maastricht University, de tijd genomen om dit aan mij uit te leggen.
Wat is het effect van het coronavirus op de Universiteit van Maastricht?
“Het effect is heel erg groot. Wij hebben vanuit een offline universiteit, die onderwijs geeft in kleine fysieke groepjes van 12 tot 15 studenten, alles moeten omzetten naar een online omgeving voor 20.000 studenten. Een proces waar je normaal veel tijd voor uittrekt, maar dat nu in één weekend gedaan moest worden.”
Dat is een snelkookpan in het kwadraat: hoe heb je dit aangepakt?
“We hebben het natuurlijk wel zien aankomen, maar we hadden alles klaarstaan om vanaf 6 april het nieuwe leerblok online te kunnen gaan aanbieden. Dit hebben we nu moeten versnellen. We hebben in een weekend het ‘offline’ lopende blok moeten aanpassen naar een online onderwijssysteem, inclusief alle tentamens die nu plaatsvinden. Waarbij je natuurlijk ook tegen het vraagstuk aanloopt wat online onderwijs geven nu eigenlijk betekent. Want het gaat verder dan colleges online streamen; het is zowel technisch, maar ook didactisch heel anders. Zowel onze systemen als de meeste docenten zijn hier voor het grootste gedeelte niet op ingericht of opgeleid. En daarnaast is het voor sommige onderdelen in opleidingen ook simpelweg niet mogelijk; een opleiding tot arts heeft practica nodig waarin ze vaardigheden kunnen oefenen. Dit is essentieel voor je diploma. Daarnaast past het ook niet bij de onderwijsvisie die wij vanuit de Universiteit van Maastricht hanteren waar we geloven in persoonlijk contact tussen studenten en tussen docent en student.”
Heb je hulp gehad bij het inrichten van de online omgeving?
“Hier hebben wij geen hulp bij gehad, omdat hier simpelweg geen tijd voor was. Uiteraard heeft onze hele sector wel hulp aangeboden gekregen van de Open Universiteit; zij hebben hier ervaring in en proberen hun kennis dan ook naar ons allemaal over te dragen.
Daarnaast hebben we verschillende crisisteams opgericht die de docenten helpen om hier zo goed mogelijk mee om te gaan. Maar sinds deze week is er natuurlijk de complexiteit bijgekomen dat veel van onze docenten ook kleine kinderen thuis hebben; hierdoor ontstaan er thuis ook zorgtaken. Het onderwijzen van studenten in combinatie met deze zorgtaken is gewoon een complexe mix.
En hoewel onlangs het bericht is verschenen dat docenten in ons type onderwijs zijn aangemerkt voor de ‘vitale beroepen’, waardoor ze gebruik kunnen maken van de kinderopvang, kiezen sommige docenten er toch voor om de kinderen thuis te houden in verband met de verdere virusverspreiding. En die keuze willen we natuurlijk ook respecteren.”
Qua leercurve is het ontzettend bijzonder om te zien hoe snel en efficiënt het gehele netwerk werkt.
Rianne Letschert, Rector Magnificus van Maastricht University
Hoe zagen jouw afgelopen weken eruit?
“Nadat er signalen kwamen uit Noord-Italië hebben we tijdens de carnavalsvakantie ons crisisteam opgericht. Nu zitten we iedere dag van 9.00 uur tot 10.00 uur met het voltallige bestuur in een multidisciplinair team samen. Naast het bestuur zijn de vice-rector Onderwijs en collega’s van Integrale Veiligheid, Onderwijsinnovatie, Studentenwelzijn, Communicatie en HR hierbij ook aangesloten. Wij zitten in het zogenaamde kernteam. Daaronder staat het team van decanen en directeuren en daaronder vele facultaire teams.
Daarnaast hebben wij ook veelvuldig overleg met de sector. Sinds deze week is dit tweewekelijks ingepland met alle 14 rectoren van de 14 universiteiten waarbij we afstemming proberen te vinden op sectorniveau. We moeten op sectorniveau praktische afspraken maken zoals: hoe gaan we om met de bindende studieadviezen, moeten we deze er op dit moment uithalen? En: hoe gaan we om met de exchange studenten, halen we ze terug naar Nederland? Qua leercurve ontzettend bijzonder om te zien hoe snel en efficiënt het gehele netwerk werkt.”
Wat was tot nu toe voor jou de moeilijkste keuze of het grootste dilemma?
“Er zijn iedere dag zoveel moeilijke keuzes; het is lastig om hieruit te kiezen. Maar een voorbeeld dat wellicht voor buitenstaanders een klein ding lijkt, maar dat ik zelf moeilijk vond: naast bachelor- en masteropleidingen hebben wij ook PhD-trajecten. Na vier jaar lang onderzoek sluiten promovendi (jonge wetenschappers in spe) deze waardevolle periode af in de aula met een academische zitting. We hebben gisteren moeten besluiten om die ontzettende belangrijke sessies ook allemaal uit te stellen. Een lastige keuze die veel jonge wetenschappers raakt. Ik ontvang dan ook verdrietige berichten van mensen die hun familie al hierheen hadden laten komen uit het buitenland.
We hebben dit moeten besluiten omdat het team die dit ondersteunt ook langzaamaan zorgtaken erbij krijgt, dus het is gewoon niet mogelijk. Maar het raakt mij extra omdat ik zelf promovenda ben geweest en ik weet hoe spannend het allemaal is. Maar ook hiervoor geldt: deze beslissing hebben we letterlijk in 10 minuten moeten maken, heel moeilijk.
Daarnaast is het zo dat wij zes faculteiten hebben die uiteraard allemaal hun eigen ideeën hebben. Soms moet ik deze overrulen in verband met de noodzaak voor uniform beleid. Maar uiteraard probeer ik hier wel de dialoog te blijven zoeken; wat vinden ze hiervan en hoe kunnen we dit het beste oppakken (vaak in telefoontjes van 2 minuten).
Gelukkig ben ik zelf onderdeel van een heel fijn team met drie personen. Inclusief de zes decanen hebben we een mooi team van negen man waar ik heel trots op ben. En we zijn, ‘dankzij’ de cybercrisis eind 2019, op elkaar ingespeeld en hebben geleerd om op elkaar te vertrouwen. In tijden van crisis is het belangrijk om elkaar op te vangen, naar elkaar te luisteren en elkaar soms ook naar huis te sturen. Gelukkig gaat dit altijd in goede harmonie.
Naast ons eigen team besteden wij heel veel tijd aan onze communicatie naar onze medewerkers en studenten. We sturen iedere dag updates met alle informatie. Ook als we het soms nog niet weten; dan sturen we een bericht waarin we dit uitleggen en laten we ons sociale gezicht zien. We laten zien dat we de situatie van onze mensen en studenten begrijpen en dat we met iedereen begaan zijn. Ook omdat mensen natuurlijk geacht worden om door te werken in totaal veranderende omstandigheden. Dit begrip wordt ook gezien en gewaardeerd. En hier zit natuurlijk de balans: we moeten een universiteit, dat uiteindelijk ook een soort bedrijf is, runnen, maar we zien ook de beperkingen en uitdagingen.”
Ik heb echt enorm veel waardering voor de creativiteit die mensen laten zien doordat ze in een split second naar een totaal ander onderwijssysteem moeten werken.
Rianne Letschert, Rector Magnificus van Maastricht University
Door de extra maatregelen worden organisaties in een hoop dingen beperkt. Maar zijn er toch ook positieve effecten te benoemen of zaken die je als organisatie juist wél kunt doen?
“Ik heb echt enorm veel waardering voor de creativiteit die mensen laten zien doordat ze in een split second naar een totaal ander onderwijssysteem moeten werken. Juist in deze tijd ontstaat er dus samenhorigheid en creativiteit; we staan hier samen in. En uiteindelijk is je organisatie in staat om dit soort klappen op te vangen. Dit willen we natuurlijk niet, maar het is ontzettend mooi om te zien.
Ook de sociale initiatieven nemen toe: collega’s gaan echt voor elkaar zorgen. Studenten hangen posters in de stad op: ‘wij kunnen boodschappen doen voor diegenen die het zelf niet kunnen’ et cetera. Ontzettend mooi om te zien dat mensen er dus echt voor elkaar zijn.”
En tot slot, welke tips heb je voor andere organisaties, groot en klein?
- “Probeer elke dag te blijven communiceren. Al zijn het procesupdates. Soms is het ook prima om te zeggen: we zijn er op dit moment mee bezig.
- Probeer de rust te bewaren. Ga als bestuur niet paniekerig rondlopen, we laten als bestuur zien dat, voor zover mogelijk, in control zijn.
- Heb erkenning en waardering voor kwetsbaarheden van mensen. Laat je warme kant zien; toon compassie aan mensen die het ook heel spannend vinden en die bezorgd zijn.”
