Vijf tips om op een efficiënte manier digitaal te overleggen

Sinds de uitbraak van het coronavirus is Nederland en grote delen van de rest van de wereld massaal aan het thuiswerken geslagen. Voor ons als ICT’ers is dit meteen de ultieme test om te zien of al die hulpmiddelen die we de afgelopen jaren hebben uitgerold, en waar we jullie zo vaak mee lastig hebben gevallen, ook daadwerkelijk bijdragen aan het werken op afstand. Want laten we eerlijk zijn: hoe vaak heb jij wel niet gedacht: “Leuk dat Office365, Skype en Teams, maar waarom moet dat nou eigenlijk?”

Gelukkig hebben veel organisaties, al dan niet gedreven door hun ICT-afdeling, de stap naar de cloud inmiddels gemaakt. Dat blijkt nu goed van pas te komen, want die applicaties en bestanden in de cloud zijn nu net iets makkelijker te benaderen dan de bestanden die bijvoorbeeld op een afgesloten server op kantoor staan.

Eén van de belangrijkste hulpmiddelen waar je nu noodgedwongen gebruik van moet maken is digitaal overleggen. Of het nu om een één-op-éen gesprek, een teamoverleg of de dagelijkse stand-up meeting gaat, vanaf nu ben je hiervoor aangewezen op bijvoorbeeld Skype for Business of Teams. Een aantal tips op een rij om deze online meetings efficiënt te laten verlopen.

Wees bereikbaar

Zorg dat je Skype for Business of Teams op de achtergrond hebt draaien, zodat je collega’s kunnen zien dat je aan het werk bent. De status wordt automatisch bijgewerkt naar ‘bezet’ als je aan het bellen bent, of ‘afwezig’ zodra je enige tijd niet actief bent.

Wees op tijd

Het is eigenlijk net als in ‘real life’: niets is zo irritant als mensen die te laat zijn voor een meeting. Digitaal maakt het daarnaast een slordige en rommelige indruk als je eerst nog vijf minuten bezig bent om je geluid en camera goed aan te sluiten. Je voorkomt dit door tijdig op de meeting in te loggen en je camera en geluid te testen.

Wees zichtbaar voor anderen

Zorg ervoor dat de anderen jou kunnen zien. Ga dus niet met je rug naar een raam zitten, vol in de zon. Wel lekker warm, maar je bent voor anderen niet te zien op beeld. Een rustige achtergrond en voldoende licht in de kamer (maar geen direct tegenlicht) geeft het beste resultaat. Over achtergrond gesproken: mocht je niet willen dat iedereen kan mee gluren in jouw kamer, of wil je voorkomen dat de ander wordt afgeleid door spelende kinderen en huisdieren op de achtergrond, dan kun je de achtergrond laten blurren. Klik hiervoor op (…) tijdens het gesprek in Teams en kies ‘Mijn achtergrond vervagen’.

Wees verstaanbaar

Een veelvoorkomende klacht tijdens digitale bijeenkomsten is de (slechte) kwaliteit van de audioverbinding. Dit kan meerdere oorzaken hebben. Als je thuis over een slechte wifi-verbinding beschikt dan is dat één van de mogelijke oorzaken. Een andere veelvoorkomende oorzaak is het gebruik van de speaker en microfoon op de laptop. Je kunt dit simpel oplossen door gebruik te maken van een headset met ingebouwde microfoon. Deze kun je afhankelijk van het type, via de audio in- en uitgang of via een USB-poort aansluiten op je laptop. Zeker bij online meetings met veel deelnemers gaat de geluidskwaliteit met sprongen vooruit als iedereen gebruik maakt van een headset.

Een extra tip bij spelende kinderen, huilende baby’s en blaffende honden op de achtergrond: demp je microfoon tijdelijk (via de optie ‘mute’) wanneer je niet aan het woord hoeft te zijn.

Houd het overzicht

Teams kan tijdens een online meeting maximaal vier sprekers tegelijk in beeld brengen. Degene die aan het woord is wordt automatisch in beeld gebracht. Bij meer dan 4 deelnemers kun je dus niet iedereen tegelijkertijd in de ogen kijken. Bij grote groepen loop je het risico dat mensen door elkaar gaan praten en verzandt de bijeenkomst in regelrechte chaos. Spreek met elkaar af wie de vergadering leidt en zorg ervoor dat deze persoon duidelijk aangeeft wie er aan de beurt is om te spreken.

Veel succes de komende weken met het digitaal overleggen. Zoals met alles geldt ook hier: je moet er even aan wennen, maar na verloop van tijd kun je je geen leven zonder digitaal overleg meer voorstellen.

Frans Coppus is manager automatisering bij Driessen Groep.