Het coronavirus drukt in de afgelopen weken een steeds grotere stempel op ons persoonlijke en professionele leven. Thuiswerken is voor een groot deel van de Nederlandse beroepsbevolking de nieuwe norm geworden. Dat levert voor een hoop organisaties de nodige uitdagingen op, vooral voor die organisaties die tot op heden geen ervaring hebben opgedaan met thuiswerken.
Deze organisaties hebben de afgelopen weken snel moeten leren om het thuiswerken goed georganiseerd te krijgen, zonder dat dit een te grote impact heeft op de continuïteit van de bedrijfsvoering. Dat is uiteraard niet zonder slag of stoot gegaan en nog altijd kampen veel organisaties met de impact van de gedistribueerde organisatie op hun bedrijfsvoering. Immers, in plaats van één kantoor hebben managers nu tal van kantoren op afstand te managen.
Voor managers die normaal gesproken een kantoorpand delen met hun medewerkers levert deze ontwikkeling de nodige uitdagingen op. Zomaar een greep uit vragen die managers zichzelf stellen: hoe ga ik om met persoonlijke en professionele onzekerheid bij medewerkers? Hoe geef ik alle ruimte om thuiswerken georganiseerd te krijgen, maar houd ik wel de productiviteit op peil? Hoe communiceren we op een effectieve manier nu dit niet face-to-face mogelijk is? Hoe houden we de medewerkers betrokken en verbonden met de organisatie en elkaar?
Als je jezelf deze vragen stelt toon je in ieder geval de drive en betrokkenheid om onder de gegeven omstandigheden de goede dingen te doen. Hierbij 4 tips om dit op de best mogelijke manier vorm te geven.
Tip #1: Creëer randvoorwaarden voor je medewerkers om hun werk goed te doen
Werkgeluk gaat niet alleen over de band van beleving. De mate waarin medewerkers in staat worden gesteld hun werk goed te kunnen doen via beschikbaar gestelde hardware en applicaties vormen een belangrijke factor. Ook het organiseren van informatie- en kennisdeling via online meetings en een digitale kennisbank geldt in dat kader als een belangrijke randvoorwaarde. Deze randvoorwaarden hebben niet alleen een positief effect op werkgeluk en mindset, maar ook op productiviteit. Ben je als organisatie nog niet zo digitaal, dan is dit misschien wel hét moment daarin te investeren!
Tip #2: Autonomie zo diep mogelijk in de organisatie: ga van control naar trust
Wat niet werkt in een gedistribueerde organisatie op afstand: bureaucratie en een organisatiecultuur gericht op control. Als dat nog het geval was, dan is dit hét moment om te bewegen naar een bedrijfsvoering én bijpassende cultuur waarbij autonomie zo diep mogelijk in de organisatie is belegd. Geef ruimte aan medewerkers en teams om zelf te bepalen hoe zij het werk organiseren en wanneer zij hun werk doen. Dat laatste is een zegen voor medewerkers met jonge kinderen thuis, waarbij het wel zaak is de werk-privébalans goed te blijven monitoren. Geef dus ruimte, maar ben wel ontzettend duidelijk over de te behalen doelen en prioriteiten. Dit biedt medewerkers en teams de duidelijkheid die ze nodig hebben om hun werk te richten.
Tip #3: (Over)communiceer!
Communicatie is altijd al belangrijk, maar cruciaal in deze voor medewerkers toch al onzekere tijd. Niet alleen via online bila’s of vergaderingen, maar ook algemene informatievoorziening zoals hoe de organisatie omgaat met externe ontwikkelingen. En omdat de effecten van communicatie fysiek niet te meten zijn, is het beter informatie te vaak te zenden, dan te weinig. Herhaling (en bevestiging) is ook het beste medicijn tegen onzekerheid. De beste managers checken regelmatig en periodiek hoe hun medewerkers ervoor staan, stralen vertrouwen uit, checken de werkvoorraad bij de medewerkers (zonder te micromanagen) en zetten alles op alles om hun medewerkers in staat te stellen hun werk goed te kunnen doen.
Tip #4: Houd iedereen aan boord!
Juist nu is het zaak om medewerkers verbonden en betrokken te houden met de organisatie en collega’s. Onderzoek toont aan dat medewerkers die lang en veelvuldig thuiswerken zich eenzaam kunnen voelen en de connectie met het bedrijf en collega’s kunnen verliezen. Dit kan nog versterkt worden door het feit dat de huidige ontwikkelingen ertoe kunnen leiden dat managers en collega’s nu meer dan ooit taakgeoriënteerd worden en persoonlijke interactie nog verder naar de achtergrond wordt gedrukt. Dat wordt nog eens van brandstof voorzien door het feit dat face-to-face interactie niet mogelijk is. Kortom: investeer in de menselijke interactie, zowel individueel als collectief. Op individuele basis bijvoorbeeld door per definitie met videoverbinding contact met elkaar te hebben, zodat emoties zichtbaar zijn. Op collectieve basis bijvoorbeeld door via Teams een #koffieautomaat kanaal te openen voor koetjes-en-kalfjespraat en uitwisseling van grappige filmpjes en gif’s. Ook het organiseren van een digitale vrijdagmiddagborrel kan in die zin een positief effect opleveren.
Kortom, voor organisaties en leidinggevenden vormt thuiswerken, zeker in het begin, een bijzondere uitdaging. Maar ondanks de vreselijke aanleiding, kan hier voor vele organisaties een kans liggen voor de toekomst. Organisaties maken op dit moment een versnelling in het 100% digitaal en plaatsonafhankelijk werken. Hiermee gaat een hele nieuwe wereld open en zouden mobiliteitsproblemen (files, openbaar vervoer) en huisvestingsproblematiek zomaar tot het verleden kunnen behoren!
