Nu het coronavirus al enkele maanden rondwaart over de wereld, is het duidelijk dat veel bedrijven ook economisch getroffen worden. Bij CollactiveBMK krijgen wij veel vragen binnen over het beheer van openstaande factuur. Is het wel netjes om nu naar debiteuren te bellen? Hoe pak ik dat aan? Hoe ga ik om met debiteuren die aangeven écht niet te kunnen betalen? Wij helpen je graag op weg. In dit artikel zetten wij zes tips voor je op een rijtje. Zo kun je, ook in deze moeilijke tijd, toch ervoor zorgen dat je facturen betaald worden.
Allereerst het antwoord op de vraag of het wel netjes is om nu naar debiteuren te bellen. Ons antwoord is een volmondig: ja. Juist nu is het belangrijk om in contact te komen met je debiteuren, dit zijn tenslotte ook je klanten. Daarom is onze eerste tip: bel je debiteur.
1. Bel je debiteur
Als je belt, heb je direct persoonlijk contact. Vraag naar de situatie en breng vervolgens de openstaande factuur ter sprake. Je zult merken dat vrijwel iedereen bereid is om een afspraak te maken voor de betaling. Toenadering en een luisterend oor bieden je een contactmoment op maat. Hierdoor kun je je relatie met je klant zelfs verbeteren. Dit gaat beter in een persoonlijk gesprek, dan met een e-mail. Maar let op: wees niet te afwachtend. Het geld kan eenmaal worden uitgegeven, zorg dat je vooraan staat.
2. Maak een concrete betaalafspraak
Als je je debiteur spreekt, moet je het uiteindelijke doel niet uit het oog verliezen. Je wil tenslotte je factuur betaald zien. Vaak zul je horen dat de factuur niet betaald kan worden, omdat er vanwege het coronavirus geen geld beschikbaar is. Zorg er dan voor dat je niet in een eindeloze discussie verwikkeld raakt, maar maak een duidelijke afspraak. Geef aan dat je begrijpt dat het op dit moment moeilijk is en dat de factuur ook in termijnen betaald kan worden. Zo heb je een toezegging voor betaling en heeft je klant wat ademruimte.
3. Zorg dat de eerste termijn snel betaald wordt
Als je een betalingsregeling afspreekt met je debiteur, vraag dan of er een kleine betaling binnen drie dagen gedaan kan worden. Zo kan jouw debiteur laten zien dat hij ter goeder trouw handelt. Je houdt op deze manier ook de aandacht van de debiteur. Spreek het bedrag in goed overleg met je debiteur af.
4. Bevestig de afspraak op papier
Stuur per mail een overzicht van de gemaakte afspraken en vraag of jouw debiteur dit voor akkoord wil beantwoorden. Zo weet je beide waar je aan toe bent. Daarnaast kan een afspraak op papier, in het ongunstigste geval, conflicten voorkomen. Je hebt het immers, samen met de bevestiging, zwart op wit staan.
5. Volg de betalingsregeling op
Bel direct als je ziet dat een termijn niet volgens afspraak wordt betaald en vraag hoe dat komt. Wellicht kun je eenmalig de afspraak aanpassen of tot een andere oplossing komen. Zeker nu veranderen de omstandigheden snel. Blijf daarom in gesprek met je debiteuren. Mocht je debiteur de betalingsregeling betwisten, dan kun je de debiteur houden aan de afspraken die op papier zijn gezet (zie tip 4).
6. Accepteer doelbewuste wanbetaling niet
Komt je debiteur de afspraken alsnog niet na of heb je het gevoel dat je debiteur ter kwader trouw handelt? Traditioneel is de periode maart/april ook de periode waarin bedrijven een buffer opbouwen, om later het vakantiegeld uit te kunnen betalen. Hierdoor is inning van je openstaande facturen vaak lastiger. Overweeg dan het dossier uit handen te geven aan een incassobureau. Je kunt dit ook overwegen als je debiteur de gemaakte betaalafspraken niet nakomt. Ook in deze tijd hoef je doelbewuste wanbetalers niet te accepteren.
Let op: bij particuliere debiteuren ben je verplicht om een brief te sturen in het kader van de Wet Incasso Kosten (WIK), beter bekend als de 14-dagen brief. Aan deze brief zijn strenge eisen gesteld. Je kunt kosteloos een voorbeeld downloaden via CollactiveBMK.nl.
Tot slot
Tot slot nog de vraag: hoe ga ik om met debiteuren die aangeven écht niet te kunnen betalen? Probeer in eerste instantie toch een kleine betaling te krijgen. Mocht dit ook niet lukken, vraag je debiteur om een datum waarop wel betaald kan worden. Laat dit ook op papier zetten. Blijf vooral met elkaar in gesprek. Tenslotte redden we het alleen samen, ook nadat het coronavirus is overwonnen.
Wij hebben een set aan voorbeeldbrieven (in Word format) voor jou beschikbaar die je direct kunt gebruiken in je debiteurenproces.
