Reboarding vóór de lockdown betekende het meenemen van medewerkers in strategische veranderingen. Reboarding ná de lockdown betekent vooral dat je medewerkers meeneemt in de verandering die nodig is om het werk veilig, gezond en prettig weer op te pakken. Hoe zorg je ervoor dat medewerkers naast de kille maatregelen van afstand houden zich ook echt welkom voelen?
Er komt een dag dat de druk op de zorg afneemt tot normale proporties en de terugkeer naar de werkplek weer mogelijk is. Veel werkgevers richten zich op de datum van 1 juni en de maanden erna. Wat kunnen topwerkgevers doen aan reboarding voor thuiswerkers? Hoe wil je dat een medewerker de eerste werkdag op kantoor beleeft na de lockdown? Welke experiences wil je overbrengen als organisatie?
Eric-Jan Pouw, Head of Customer van reboarding-app Appical: “Een werkgever die de nieuwe spelregels niet goed en tijdig communiceert, brengt zijn medewerkers onnodig in gevaar. Medewerkers moeten voorbereid zijn op de veranderingen, dus vóór de dag dat zij weer naar kantoor komen. Je kunt bijvoorbeeld nu al een video toesturen waarin de maatregelen uitgelegd worden. Geen deur meer voor elkaar openhouden, met één persoon in de lift, hoe gaan we elkaar groeten, dat soort zaken. De komende maanden worden de maatregelen aangepast, dus je moet als werkgever zorgen dat de informatie up-to-date blijft en makkelijk vindbaar.”
De veranderingen op de werkplek zijn al in volle gang: minder bureaus, vloerbedekking die de 1,5-metergrens rond je bureaustoel aangeeft, looppaden, eten op de werkplek, touchless deuren, kranen en zeepdispensers. [ Lees verder onder de advertentie ]
Maar hoe zorg je dat medewerkers zich ook wélkom voelen? Hoe zorg je ervoor dat de terugkeer niet hetzelfde gevoel oproept als nu een willekeurig kil bezoek aan de supermarkt: regels, wachten en ontsmetten? Tips voor een positieve employee experience:
1: Organiseer een reboardingsmoment dat bijblijft
Organiseer de komende tijd een reboardingsmoment. Zorg voor een ervaring die je bijblijft. Echt anders dan anders: verrassend, met plezier en ook ruimte voor de zorgen en verdriet en (online) mét elkaar. Een ‘event’ dat je bijblijft en een periode van verplicht thuiswerken (of werken in het coronateam) officieel afsluit. Een moment dat het DNA van de organisatie versterkt en aansluit op de employee experience die je als werkgever wilt overbrengen.
2: Maak nieuwe rituelen
Rituelen op het werk versterken je cultuur en DNA. Sommige rituelen moeten aangepast worden. Hoe gaan we elkaar groeten? Doen we de Pocahontas (handpalm naar buiten, zwaai van voor de borst, omhoog en naar rechts), de hand op het hart, de Wuhan-shake (aantikken van elkaars schoenen), de namaste (handpalmen tegen elkaar aan voor de borst), de Star Trek-groet (V maken tussen middelvinger en ringvinger), het peaceteken of gewoon een knikje met het hoofd?
En: hoe spreken we elkaar aan als we ons niet houden aan de nieuwe regels? Hebben we daar een makkelijke uitroep voor? Dat houdt het luchtiger en zorgt ervoor dat mensen elkaar aan durven te spreken als het nodig is.
3: Geef ruimte aan emoties
Voor de meesten is er veel veranderd in de afgelopen periode. Niet alleen op het werk, maar zeker ook thuis. Op het werk voor medewerkers zelf, hun team en hun organisatie. Misschien keren sommige collega’s niet meer terug. Het delen van verhalen en het ruimte geven aan emoties versterkt de verbondenheid op het werk. Daar moet dan wel ruimte aan gegeven worden, niet alleen bij aanvang van het weer op kantoor werken, maar ook regelmatig daarna.
4: Houd een individueel reboardingsgesprek
Leidinggevende en medewerker doen er goed aan om een 1-op-1 reboardingsgesprek te houden. Hoe zit de medewerker in zijn vel? Hoe kijkt de medewerker terug op de afgelopen periode? In een recent onderzoek van de Erasmus Happiness Economics Research Organization (EHERO) gaf 11,4% van de respondenten aan gelukkiger te zijn tijdens de lockdown dan daarvoor. “Uit de resultaten blijkt dat sommige mensen het prettig vinden dat de sleur wordt doorbroken. Ze ervaren minder druk van woon-werkverkeer en sociale verplichtingen. Sommigen zien het ook als een reflectiemogelijkheid”, zegt geluksonderzoeker Indy Wijngaards. Dat zijn dan wel zaken waar je het met elkaar over moet hébben.
Vragen voor een reboardingsgesprek:
- Hoe zit het met je energie en gezondheid?
- Wat heb je gemist en wat niet?
- Wie heb je gemist?
- Waar maak je je zorgen om?
- Wat heb je gewaardeerd aan deze organisatie en wat niet?
- Waar ben je tegen aan gelopen? Waar had je last van?
- Welke inzichten voor jezelf heeft de afgelopen periode je gebracht?
Het delen van verhalen en het ruimte geven aan emoties versterkt de verbondenheid op het werk. Daar moet dan wel ruimte aan gegeven worden, niet alleen bij aanvang van het weer op kantoor werken, maar ook regelmatig daarna.
Heleen Mes, partner HappinessBureau
5: Neem gewoontes onder de loep
“Never let a good crisis go to waste”, zei Winston Churchill al. Sommige nieuwe gewoontes van het thuiswerken zijn goed bevallen. Digitalisering heeft een enorme boost gekregen.
Ineens konden zaken snel geregeld worden die al jaren voortsleepten. Thuiswerken in joggingbroek en zonder make-up beviel goed. Je collega’s heb je online veel beter leren kennen, met hun werkplek, kinderen en huisdieren erbij. Waarmee gaan we als team door na de lockdown? En met welke gewoontes gaan we nu toch echt stoppen, omdat niemand ze miste, het niet werkte of ergernis opwekte? En waarmee gaan we beginnen, omdat het nu toch echt moét omdat tijden zijn veranderd?
6: Houd thuiswerken bespreekbaar
Het grootste thuiswerkexperiment houdt niet op te bestaan. Bijna de helft van de werkgevers wil meer digitaal gaan werken. Bespreek helder met elkaar hoe jullie er het komende jaar mee omgaan. Als de werkplek weer (deels) beschikbaar is, worden medewerkers dan ook verwacht? Welke ruimte wordt medewerkers gegeven om daar zelf over te bepalen? Wat betekent dit voor de arbeidsvoorwaarden?
7: Prioriteer opnieuw
Sommige bedrijven hebben hun markt van de ene op de andere dag zien veranderen of instorten. Voor anderen gaat hun wereld veranderen als gevolg van een slechtere economie. “De enige manier om de toekomst te voorspellen is door die zelf vorm te geven”, zei de Amerikaanse managementgoeroe Peter Drucker. De doelstellingen en resultaatafspraken moeten opnieuw bepaald en geprioriteerd worden. Hoe staat de organisatie ervoor en wat betekent dit in de komende jaren? Op welke diensten en producten focussen we? Wat is ieders bijdrage daarin? Deze vragen zijn er niet alleen voor het MT of de HR-afdeling. Juist door alle medewerkers erbij betrekken en samen te werken aan oplossingen neem je de medewerkers serieus en laat je zien hoezeer je ze waardeert. Dat zal de employee experience zeker ten goede komen.
Dit artikel is geschreven Heleen Mes, partner van HappinessBureau.
