De Brainport Human Campus in Helmond is de plek waar professionals en organisaties iedere dag bezig zijn met het mogelijk maken van werkgeluk. Op initiatief van de Driessen Groep ontstaat er op de campus een ecosysteem waarin publieke en private organisaties elkaar ontmoeten en samenwerken binnen het domein van Mens en Werk.
Peter Smits is binnen Driessen Groep verantwoordelijk voor alle facilitaire zaken en het vastgoed en dus ook voor de ontwikkeling van de Brainport Human Campus. Wie hem over de campus rond ziet lopen weet dat hij het meest in zijn element is als hij mensen en rumoer om zich heen heeft. Dat is op dit moment allemaal anders. We spraken hem over de gevolgen van de coronacrisis op facilitair gebied.
Gespleten gemeenschap
Peter start met te beschrijven hoe de bedrijvigheid op de Brainport Human Campus van de ene op de andere dag tot stilstand leek te komen: “Je zit op de bank en je ziet Rutte zeggen dat over een uur de restaurants dicht gaan en dat we zoveel mogelijk thuis moeten gaan werken. Dan heb je nog helemaal niet het besef wat de gevolgen voor de periode erna gaan zijn. Wij werken normaal gesproken met zo’n 300 tot 350 mensen tegelijk op kantoor. Daar komen alle bezoekers nog bij. En in een paar dagen tijd waren er nog hooguit 40 mensen. Het is echt bizar om die lockdown mee te maken, met name door de dynamiek die dan uit zo’n kantoorlocatie verdwijnt.
Normaal gesproken vorm je een community waarin je met je collega’s samenwerkt en ineens verdwijnt 95% van die collega’s uit die community. Die zie je niet meer. Dat is een bijzondere situatie. Je ziet je collega’s op een dag vaak langer dan je partner of je kinderen. Je trekt al snel meer dan 30 uur per week met elkaar op en ineens wordt die band doorgeknipt.” [ lees verder onder de afbeelding ]
Peter zag dat ook binnen zijn team van facilitaire medewerkers gebeuren. De werkzaamheden van het team zijn grofweg in drie categorieën in te delen: technische dienst, schoonmaak en catering. Omdat er op de campus twee brasserieën zijn en veel evenementen plaatsvinden is het aantal medewerkers dat verantwoordelijk is voor de catering groter dan bij veel andere bedrijven. Met name voor hen waren de gevolgen groot.
“We hebben een team van catering van tien mensen, die hebben we simpelweg naar huis gestuurd”, vertelt Peter. “In de eerste weken denk je nog dat dat wellicht voor een korte periode is, maar inmiddels zitten ze al ruim tien weken thuis. Dan probeer je zo goed en zo kwaad als het kan contact te houden, maar die hebben we recent pas voor het eerst weer echt bij kunnen praten, omdat de brasserieën maandag 8 juni weer open gaan. Die mensen staan echt te springen om weer aan het werk te mogen.” [ lees verder onder de advertentie ]
Dit staat in schril contrast met zijn andere medewerkers. “De technische dienst heeft juist weer heel veel kunnen doen, omdat er bijna niemand in het pand is. Onderhoud en reiniging kon allemaal naar voren gehaald worden. Dat liep allemaal gewoon door. Die hebben het dus heel erg druk gehad. En schoonmaak ging dan weer door op halve kracht. Het is een bijzondere situatie.”
Werkgeluk: meer purpose, minder pleasure
En welke invloed heeft die bijzondere situatie op het werkgeluk? Binnen Driessen Groep wordt werkgeluk altijd gezien als een combinatie van het ervaren van purpose en pleasure in je werk. Corona blijkt met name op het gebied van purpose heel veel invloed te hebben gehad. “Wij hebben een hele duidelijk rol gehad vanuit vastgoed en facilitaire zaken. Het klinkt misschien wat egoïstisch, maar het was voor ons ook een heel leuke tijd, omdat we er ineens toe doen”, vertelt Peter hierover. “Dat klinkt misschien raar als ik het zo zeg, maar facilitair is vaak natuurlijk een hygiënefactor. Dingen zijn goed geregeld: de verlichting brandt, het pand is schoon en de verwarming doet het. Dat is allemaal vanzelfsprekend. Binnen de Driessen Groep komt daar ook nog een catering bij, waarvan we merken dat daar altijd heel veel waardering voor is. In zo’n situatie als nu wordt er veel van ons verwacht en kunnen we ook echt laten zien waar we voor opgesteld staan.”
We hebben met zijn allen gezegd dat we ons niet laten kisten door zo’n pandemie en gezamenlijk de schouders eronder gezet om met zo weinig mogelijk kleerscheuren sterker uit de storm te komen.
Peter Smits
Toch houdt hij er een dubbel gevoel aan over: “Een deel van je team zit thuis en dat is verdrietig. En je ziet veel collega’s niet, terwijl juist mijn persoonlijke werkgeluk bestaat uit al die overleggen en bezig zijn met ontwikkelingen op de lange termijn. Dat is een stuk minder. Ik ben ook niet van het beeldbellen. Dat heeft wel iets met mijn werkplezier gedaan. Aan de andere kant heeft het een aantal weken nodig gehad om daaraan te wennen en dan kom je weer in een nieuwe modus en haal je daar weer werkgeluk uit. Nieuwe omstandigheden wennen gewoon heel snel en dan accepteer je die ook weer snel en ben je tevreden.”
Het feit dat de gehele Driessen Groep snel heeft kunnen schakelen naar de nieuwe realiteit draagt ook bij aan het werkgeluk van Peter. Het maakt hem trots: “We hebben met zijn allen gezegd dat we ons niet laten kisten door zo’n pandemie en gezamenlijk de schouders eronder gezet om met zo weinig mogelijk kleerscheuren sterker uit de storm te komen.”
Geleidelijke heropening
Een volgende stap is de geleidelijke heropening van de kantoren van Driessen Groep. Waar andere bedrijven ervoor kiezen om medewerkers tot na de zomer of zelfs tot het einde van het jaar thuis te laten werken, biedt Driessen Groep steeds meer mogelijkheden om weer op kantoor aan de slag te gaan.
Volgens Peter is deze keuze voor een groot deel ingegeven door de wensen van de medewerkers. “Die hebben aangegeven dat ze de behoefte hebben om in ieder geval een aantal dagen toch weer op kantoor te kunnen zijn. En ook wel omdat we de toegevoegde waarde zien van het samenwerken en van bij elkaar komen. Werkgeluk is binnen ons bedrijf toch wel anders als wij niet bij elkaar zitten en niet die ontmoetingen hebben in onze brasserieën. We willen graag een safe haven zijn voor mensen om te komen werken, maar ook wel weer die huiskamer, zodat mensen weer thuis kunnen komen op hun werk en daar in een prettige sfeer kunnen samenwerken.”
Uiteraard moet er op facilitair gebied heel veel geregeld worden om mensen weer op een verantwoorde manier fysiek te laten samenwerken. De kantoren zijn zo ingericht dat de helft van het oorspronkelijk aantal werkplekken beschikbaar is voor zolang als de anderhalvemetereconomie duurt. Volgens Peter zou dat nog best lang kunnen duren: “Persoonlijk verwacht ik dat dat nog wel eens tot het einde van 2021 zou kunnen duren, tenzij er heel snel een vaccin komt. Alles wat eerder is valt mee en alles wat later is valt enorm tegen.”
Tot dat moment is er voor de helft van de medewerkers een plek op kantoor. “En als we dat zo kunnen verdelen dat iedereen ook ongeveer de helft van de tijd op kantoor kan zijn, is dat wat ons betreft een hele mooie balans tussen aangenaam werken en het naleven van de coronaregels.”
Sleepnet vol adviezen
Het vinden van die balans heeft wel wat voeten in de aarde gehad. “We hebben een aantal weken geleden een inventarisatie gemaakt om te kijken hoe we met de coronaregels binnen onze gebouwen wilden omgaan”, vertelt Peter over dit proces. “Je wordt op dit moment bedolven onder whitepapers van facilitaire adviesbureaus, die inhoudelijk van elkaar wisselen met adviezen die alle kanten opgaan. Wij hebben dat sleepnet opgehaald en hebben gekeken wat er nu in zat. Uiteindelijk hebben we gezegd dat het niet bij onze familie van bedrijven past om te betuttelen, maar om je medewerkers juist serieus te nemen als de intelligente volwassenen die ze zijn. Dat betekent dat we er heel bewust niet voor hebben gekozen om zaken als looproutes of plexiglas en dergelijke in te gaan richten.”
Hoe zorg je er dan voor dat het werk veilig en volgens de richtlijnen gedaan kan worden? “We communiceren veelvuldig met onze medewerkers, bijvoorbeeld door middel van ons intranet, posters en mails. We zeggen: ‘Jongens, let op! We zitten in een coronawereld. Hou je aan de RIVM-richtlijnen, hou anderhalve meter afstand.’ We voorzien ook heel ruim in alle hygiënische middelen.” [ lees verder onder de afbeelding ]
Maar voor een groot deel komt het volgens Peter toch echt neer op vertrouwen op het gezonde verstand van alle medewerkers: “Het zijn volwassen mensen die ook best wel weten dat ze niet naast elkaar aan tafel moeten gaan zitten en dat ze elkaar geen hand moeten geven. We zien dat dat werkt. Daarnaast stimuleren we de medewerkers ook heel erg om elkaar aan te spreken op het moment dat die RIVM-regels met voeten getreden worden. We merken dat dat eigenlijk nauwelijks gebeurt en dat als het gebeurt dat dat onbewust gaat. Ik heb gisteren voor het eerst een groepje mensen aangesproken die echt te dicht bij elkaar stonden. Die schrikken zich dan een hoedje en bedanken je. Dat soort situaties voorkom je ook niet met het afplakken van het gebouw met lijnen en pijlen. Tot nu toe bevalt dat heel goed en houden mensen zich prima aan die regels.
Je moet mensen niet dommer maken dan dat ze zijn. We hebben te maken met intelligente volwassenen die zich prima aan de regels kunnen houden. Dat doen ze thuis ook. Daar hebben ze ook geen pijlen en weten ze prima welke omgangsregels ze moeten hanteren.”
Het past niet bij onze familie van bedrijven om te betuttelen, maar om je medewerkers juist serieus te nemen als de intelligente volwassenen die ze zijn. Dat betekent dat we er heel bewust niet voor hebben gekozen om zaken als looproutes of plexiglas en dergelijke in te gaan richten.”
Peter Smits
Vanuit facilitair oogpunt zorgt dit wel voor twee grote uitdagingen, waarvan de herinvoering van de lunch de grootste klus is. “Wij hebben normaal gesproken een heel uitgebreid buffet in onze brasserieën. Dat kan in deze tijd niet, dus gaan we nu naar een nieuwe manier. Daarin gaan we, net als in de horeca, tegelijkertijd maximaal 30 mensen ontvangen die op anderhalve meter van elkaar zitten met tafels voor maximaal twee personen. Mensen melden zich aan voor de volgende dag en geven aan om welke tijd ze komen lunchen. Dan komen ze in de brasserie en dan halen ze het lunchpakket af dat bestaat uit de ingrediënten die ze zelf hebben geselecteerd. Ze hebben een redelijk vrije keuze in wat ze willen. Dat eten ze vervolgens coronaproof aan de ingedekte tafels van onze brasserieën.”
Daarnaast is er de uitdaging van de schoonmaak. “We gaan niet meer overdag schoonmaken, omdat we dan niet kunnen garanderen dat de medewerkers niet te dicht bij elkaar komen. Werkplekken worden dus ’s ochtends, ’s avonds en in het weekend schoongemaakt. Het is binnen Driessen Groep heel ongebruikelijk om buiten kantoortijden schoon te maken, want we willen dat iedereen zich onderdeel voelt van de familie van bedrijven. De schoonmakers voelen zich ook onderdeel door alle gesprekken en ontmoetingen die ze hebben met de medewerkers op kantoor, maar in deze tijden kan dat even niet. Vanuit de schoonmakers was er alle begrip. Ze zijn heel flexibel en ze snappen de situatie. In de tijdelijkheid van corona vindt niemand dit een probleem.”
Nieuwe realiteit
Dat de kantoren weer verder open gaan betekent niet dat iedereen direct staat te springen om weer terug te komen. Peter ziet dat mensen er mee worstelen: “Waar in het begin heel veel mensen moeite hadden met thuiswerken, merk ik dat nu redelijk wat mensen moeite hebben om weer naar kantoor te komen. Mensen zijn inmiddels wel gewend aan de nieuwe realiteit. De eerste weken waren ongemakkelijk, want je ziet je collega’s niet en je werkplek is niet altijd optimaal ingericht thuis, het is lastig om privé en werk te combineren en op de juiste momenten te scheiden. Maar inmiddels lijkt iedereen wel gewend aan de situatie, zeker nu de scholen weer open zijn. Nu we weer gaan terugkeren denken mensen van ‘O, moet ik dan weer op kantoor aan het werk?’ en er zijn ook mensen die zich zorgen maken of dat wel echt veilig is. Iedereen zit een beetje op de wip. Aan de ene kant willen ze elkaar heel graag weer zien, aan de andere kant bevalt de nieuwe realiteit voor een deel ook wel zo goed dat ze die voor een deel ook zo willen laten.”
Hij gebruikt de woorden “nieuwe realiteit” niet voor niets: “Ik weiger het ‘het nieuwe normaal’ te noemen, want ik vind het absoluut niet normaal. Het is wel een nieuwe realiteit waarin we moeten dealen met de situatie zoals die is.” [ lees verder onder de afbeelding ]
In die situatie zal thuiswerken ook een grotere rol blijven houden bij Driessen Groep erkent Peter: “De ene functie leent zich er meer voor dan de ander. We hebben binnen onze groep bedrijven die meer digitaal gedreven zijn. Daar is het makkelijker voor dan voor bedrijven die wat analoger werken. Er is een enquête geweest en dan zegt een heel groot deel van de medewerkers structureler thuis te willen werken.”
Die nieuwe behoefte heeft weer gevolgen op het gebied van huisvesting en facilitaire zaken. “Tot op heden was er, wat betreft werkplekken, vooral behoefte aan groei bij onze bedrijven. Inmiddels ontstaat er meer behoefte aan flexibiliteit, naar andere manieren van werken, zodat de werkplekken flexibel ingezet kunnen worden. Bij ons heeft nu nog zo’n beetje iedere medewerker zijn eigen werkplek. Ik verwacht dat dat de komende jaren verandert naar dat ieder team zijn plek heeft in een gebouw. Een team waar bijvoorbeeld tien mensen werken heeft dan zes tot acht werkplekken die iedere dag bezet worden door andere collega’s uit het team. Tegelijkertijd zal er nog meer behoefte zijn aan een goed ingerichte vergaderruimtes waarin je kunt videoconferencen. We gaan die ruimtes nog beter inrichten, zodat ook grote groepen van buiten kunnen deelnemen aan de vergaderingen. Het gaat meer vierkante meters opleveren die we weer anders kunnen gaan inzetten.”
Er zal minder gereisd gaan worden, maar de behoefte tot ontmoeten blijft bestaan. Het kantoor als ontmoetingsplek in plaats van als productiviteitsplek, dat zal de verandering zijn.
Peter Smits
Over die andere invulling wordt al volop nagedacht. “Op dit moment zijn we bijvoorbeeld aan het onderzoeken of we een professionele videostudio kunnen gaan inrichten met een regieruimte, omdat je ziet dat er steeds meer behoefte is aan het geven van webinars, online trainingen en presentaties. We zijn nu een businesscase aan het bouwen om te kijken of we op de campus een studio kunnen gaan inrichten die we met onze eigen bedrijven kunnen gebruiken, maar die we ook in de Brainportregio commercieel kunnen gaan verhuren. Zo biedt iedere ontwikkeling weer kansen. Nou zijn we bij Driessen Groep toch wel van het ontwikkelen van kansen en het oppakken van de handschoen en dan zijn dit soort voorbeelden prachtig.”
Maar wordt alles dan anders of blijft er ook nog wel veel hetzelfde op kantoor? “Kantoren met voor iedere medewerker een vaste werkplek met daarop de foto van zijn vrouw of kind of hond. Dat gaat echt niet meer terug komen”, zegt Peter. Hij verwacht ook dat de functie van een kantoor zal veranderen: “Er zal minder gereisd gaan worden, maar de behoefte tot ontmoeten blijft bestaan. Het kantoor als ontmoetingsplek in plaats van als productiviteitsplek, dat zal de verandering zijn. Het zal nog meer een plek worden voor overleggen, bijeenkomsten, trainingen, lunches, maar iemand die geconcentreerd een paar dagen moet werken zal dat naar verwachting meer vanuit huis gaan doen. Dus gaan wij nog meer sturen op het creëren van de sfeer waarin dat ontmoeten centraal staat, zowel binnen als buiten onze gebouwen.”
100% vertrouwen
Veel zal natuurlijk afhangen van hoe de pandemie zich verder ontwikkelt en het tempo waarin dat zal gebeuren. Dat is niet voorspelbaar. Peter maakt zich daar geen zorgen over: “Wij zijn voorbereid op ieder scenario. Als het huidige scenario van de anderhalvemetereconomie nog lang moet blijven, dan zijn we daarop ingericht. Als we snel de ruimte krijgen om weer met zijn allen fulltime naar kantoor te kunnen, dan zijn de werkplekken ook zo weer beschikbaar. En als we weer naar een lockdown moeten, wat hopelijk niet gebeurt, heeft iedereen de ervaring om dat snel op te pakken en weer door te kunnen.”
“We hebben het goed geregeld bij ons op kantoor”, besluit hij. “We hebben een veilige omgeving. Als je bij ons op kantoor komt zie je dat er veel ruimte is. Als ik zelf het gevoel had dat het niet veilig was, zou ik hier niet achter staan, maar ik sta hier 100% achter.”
