‘Samen gave dingen doen die ertoe doen.’ Dat is werkgeluk volgens de Driessen Groep in een notendop. Ook in coronatijden lukt het de medewerkers van Driessen Groep om dingen te doen die ertoe doen voor hun klanten. Daar beleven zij ook nog steeds heel veel plezier aan. Maar door het werken op afstand staat het samen zijn onder druk. En juist die nadruk op verbinding onderscheidt Driessen Groep van vergelijkbare organisaties. Het is belangrijk om ‘goed bekend’ met elkaar te zijn. Daarom móest de Goed Bekend dag op 18 juni doorgaan.
Het was al snel duidelijk dat deze dag, net zoals veel dingen dit jaar, anders dan anders zou zijn. Maar net zoals veel andere dingen dit jaar leverde ook dit weer onverwachte resultaten en nieuwe ideeën en inzichten op. Petra Ruben, Sophie Schapendonk en Rob Korzilius vertellen over de organisatie van deze Goed Bekend dag, waar ze veel van geleerd hebben
Tv-show
De Goed Bekend dag wordt ieder kwartaal georganiseerd. Het zijn momenten waarop medewerkers van Driessen Groep elkaar ontmoeten en samen terugblikken en vooruit kijken. De bijeenkomsten in het voor- en najaar worden op bedrijfsniveau georganiseerd, terwijl de zomer- en de kerstbijeenkomst voor alle 500 medewerkers van Driessen Groep samen zijn.
Hoewel door corona veel evenementen en bijeenkomsten werden afgelast was het voor evenementencoördinator Petra al snel duidelijk dat de zomerbijeenkomst op 18 juni hoe dan ook door zou gaan. Ze refereert daarbij aan de scholen die in maart massaal overstapten op het verzorgen van onderwijs op afstand: “In het begin waren ze sommige kinderen kwijt. Die waren van de radar verdwenen, omdat er bijvoorbeeld geen internet is thuis of geen laptop. Dat gebeurt in bedrijven ook. In grote bedrijven zijn er altijd mensen die wat minder contacten hebben met anderen of wat dan ook. Op een bepaald moment hebben we met elkaar gezegd ‘Stel dat we 18 juni echt nog niets mogen, laten we dan iets organiseren dat zorgt voor verbinding, dat we emotie kunnen overbrengen op een nieuwe gave manier.‘
Die nieuwe gave manier bleek uiteindelijk een volledige online editie in de vorm van een twee- uur durende live-uitzending te zijn die werd uitgezonden vanuit een studio die op de Brainport Human Campus was ingericht. Met CEO Jeroen Driessen als presentator en Sophie als zijn sidekick werd de groepsdirectie geïnterviewd aan tafel, waren er diverse filmpjes van collega’s, was er een kookworkshop, een indrukwekkende ode speciaal geschreven voor alle collega’s, een quiz en polls. Ondertussen konden medewerkers vragen stellen aan de gasten aan tafel en met elkaar chatten. [ lees verder onder de afbeelding ]
Het vergde een behoorlijke inspanning, maar voor CFO Rob was het de investering alleszins waard: “Je hebt normaal gesproken altijd twee momenten in het jaar waarop je met de hele groep mensen van alle verschillende bedrijven bij elkaar bent. Naast een informeel samenzijn, en dat is natuurlijk wat lastiger op dit moment, is het ook het moment waarop je als groepsdirectie de stand van zaken door kunt nemen of kunt zeggen wat de koers gaat zijn. Het is hét podium waarop wij iets kunnen doen en iets kunnen presenteren richting het hele bedrijf. Natuurlijk kun je dan wel allemaal losse filmpjes maken, maar de terugkomdag is een begrip binnen onze familie van bedrijven. En het zou zonde zijn om zo’n dag te laten schieten in een periode waarin die het hardste nodig is. Dan moet je in de voorbereiding kijken naar een vorm die gegarandeerd door kan gaan.”
Wat is de boodschap en hoe gaan we zorgen dat mensen met die boodschap de zaal uitgaan?
Rob Korzilius, CFO Driessen Groep
Juiste gevoel en boodschap
Enkele video’s waren van tevoren opgenomen en gemonteerd, maar het overgrote deel van de uitzending was live. Volgens Petra was dit een heel bewuste keuze: “We waren samen zoekende naar een gaaf middel om die emotie en beleving over te brengen. Want je wil die beleving ook meegeven en laten ontstaan. Dat is online heel moeilijk. Kijk naar webinars. Dat is top als je kennis wilt overbrengen, maar die beleving en emotie die altijd een must is, wilden we nu ook creëren. In twee uur tijd wil je mensen op de hoogte brengen, maar ze ook meenemen, enthousiasmeren en verrassen.”
“Als je het live doet moet het ook interactief zijn,” vult medeorganisator van deze dag en sidekick gedurende de live-uitzending Sophie aan. “je wil mensen deelnemer laten zijn en niet alleen toeschouwer. Dat is de valkuil met online. We zitten met zijn allen naar dat scherm te kijken. Als je dan tijdens een sessie van twee uur ook alleen maar gaat zenden en jij als kijker thuis alleen informatie moet opnemen, dat gaat gewoon niet. Je moet het idee hebben dat je actief meedoet en je wilt geboeid blijven. Het toevoegen van veel verschillende en korte elementen was daarom erg belangrijk.” [ lees verder onder de afbeelding ]
Rob kijkt tevreden terug op het resultaat: “Het zag er heel gelikt uit. En dat is knap voor een eerste keer. Er zit heel veel werk in, en dat zie je helemaal niet als je thuis zit te kijken. Dat is bij een normale terugkomdag ook wel. Dan denk je misschien ook ‘Die klimmen op het podium en die vertellen hun verhaal’, maar dat is natuurlijk helemaal niet waar. Dat zijn superbelangrijke dingen. Daar zijn we weken mee bezig. Wat gaan we vertellen? Hoe gaan we het vertellen? Zitten we op één lijn? Wat is de boodschap en hoe gaan we zorgen dat mensen met die boodschap de zaal uitgaan?”
Het was meer dan ooit belangrijk om hierbij vanuit het perspectief van de medewerker te denken vertelt Sophie: “Hoe zit iemand er thuis bij? We hebben een oproep gedaan dat mensen coronaproof samen mochten gaan kijken, maar wat doe je met degenen die echt alleen zitten? Je wilt wel dat die het gevoel hebben van een echte Goed Bekend dag. Hoe ga je zo iemand verrassen en blijven prikkelen? Daar hebben we heel goed over nagedacht. We hebben er voor gezorgd dat niet alleen de directie aan het woord was, maar ook veel persoonlijke touch toegevoegd zoals filmpjes van collega’s die ze eerder al hadden ingestuurd. Daar hebben we leuke bumpers en andere video’s van gemaakt. Ook ontving iedere medewerker een verrassingspakket thuis om in de aanloop er naartoe mensen alvast te enthousiasmeren.”
Wereldkampioenschap wegkijken
De uitgebreide voorbereiding heeft zich uitbetaald. De online-editie van de zomerbijeenkomst werd door medewerkers beoordeeld met een 8,4 gemiddeld en de opkomst was hoger dan bij andere edities. “Het scheelde natuurlijk ook dat er nu geen bruiloften, festivals en dat soort dingen waren”, zegt Sophie. “Maar het is ook gewoon heel toegankelijk,” vult Rob haar aan. “Je hoeft er niet voor te reizen. Je hoeft niet drie uur in de auto. Je hoeft niet op tijd te vertrekken.”
Rob ziet ook dat een ander medium de participatie gemakkelijker maakte: “Normaal gesproken zit je in een zaal met 400 man bij elkaar. Het duurt lang voordat dan iemand zijn mond open doet of een vraag beantwoordt. Dan werkt zo’n grote groep remmend. Maar omdat je nu dit medium daarvoor gebruikt is het heel makkelijk. Je klikt op een poll en je doet mee. Maar als je normaal gesproken in zo’n zaal zou vragen ‘Wat hebben jullie gemist de afgelopen tijd?’, dan kun je met een microfoon het publiek in gaan en dan beginnen de wereldkampioenschappen de andere kant op kijken. Dan is ook de hele snelheid van je verhaal weg, terwijl het nu juist een hele welkome afwisseling is. Het is grappig dat je door deze situatie in de gelegenheid bent om eens een keer een ander medium te testen voor zo’n bijeenkomst.”
“Je hebt nu de gelegenheid gehad om op een andere manier tegen dingen aan te kijken, om je op een andere manier voor te bereiden, maar ook om andere dingen te leren,” vertelt Rob. “Dat had je anders niet gehad. Een grappige bijvangst is dat je in een situatie terecht komt, waarin je noodgedwongen een bepaald medium moet kiezen, televisie in dit geval, dat hadden we anders nooit gedaan.”
Volgens Petra is de kans dan ook groot dat de Goed Bekend dagen ook in de toekomst anders zullen verlopen: “Binnen de evenementenbranche gaat het nu overal naar de combinatie online/offline. Dat hebben we nu zelf mogen ervaren. Wij zijn natuurlijk allemaal live-mensen, die nu ook gezien hebben dat als we een combinatie maken, dat we er ook echt iets gaafs van kunnen maken. En met de beperkingen die de komende tijd nog wel zullen blijven, zullen we dat in de toekomst waarschijnlijk vaker moeten doen.”
Als je het beste van online en offline communicatie combineert, dan kun je het in de toekomst helemaal anders gaan doen.
Rob Korzilius, CFO Driessen Groep
De kracht van communicatie
De online editie van de Goed Bekend dag was voor Rob een bevestiging dat online en offline communicatie elkaar aanvullen en versterken. “Als je het beste van die twee dingen combineert, dan kun je het in de toekomst helemaal anders gaan doen,” zegt hij daarover. “Vanuit de kerndirectie hebben we het wel eens vaker over onze communicatie en onze uitingen. Die wordt vanuit de Groep steeds beperkter, omdat we een familie van bedrijven zijn. De bedrijven doen hun eigen ding. Die hebben hun eigen terugkomdag, hun eigen directie, hun eigen middelen. En eigenlijk kunnen we dan vanuit de Groep relatief weinig zenden.”
De laatste maanden was de groepsdirectie door corona nadrukkelijk zichtbaar via boodschappen die onder de medewerkers verspreid werden. “Dat doen we met een medium dat we voorheen minder gebruikten: video,” vertelt Rob. “En dat gaat ons eerlijk gezegd eigenlijk best goed af.”
Sophie:” Ja, jullie zijn dichterbij dan ooit.”
“En dat is ook nodig,” aldus Rob. “En ik zeg niet dat dat met de frequentie moet blijven zoals het nu is, maar waarom zou je niet een aantal elementen meenemen in de toekomst?” Hierbij doelt hij bijvoorbeeld op de presentatie van de halfjaarcijfers op de Goed Bekend dag. Tijdens de online-editie presenteerde Rob deze in een vooraf opgenomen video van een paar minuten. in de live-uitzending ging hij hier vervolgens over in gesprek en konden medewerkers vragen insturen. [ lees verder onder de afbeelding ]
Volgens Rob heeft de opzet van deze online dag nog een bijkomend voordeel: er was meer ruimte voor inbreng van andere collega’s. “Normaal gesproken heb je maar twee momenten per jaar om je verhaal aan het grote publiek te vertellen. Daardoor kun je die ruimte eigenlijk niet afstaan aan anderen. Je hebt maar twee momenten. Dus er is, met alle respect, geen tijd voor frivoliteiten. Kunnen jullie dan niet de uitslag van de Stappenchallenge doen? Nee! Kunnen we dit? Nee! Mogen we dat? Nee! We hebben maar één keer per halfjaar een uur. Dit uur kunnen we niet afstaan. Door deze opzet, met veel meer korte programma-elementen, heb je dus veel meer ruimte voor anderen.”
Sophie: “Ja, we hebben er echt veel van geleerd.”
Rob: “En het was gewoon hartstikke leuk om te doen. Het had natuurlijk niemands voorkeur, want de voorkeur zal altijd een fysieke bijeenkomst zijn. Maar in een gewone situatie hadden we nooit een televisie-uitzending gemaakt.”
Kerstbijeenkomst
Tot slot geeft Petra aan dat ze alweer bezig zijn met de organisatie van de kerstbijeenkomst, waarop zegt dat hij alweer uitkijkt om nieuwe dingen te proberen. De nieuwe mogelijkheden smaken naar meer.
Sophie: “Ik zal mijn agenda maar vast blokken dan, haha!”
