Het zal je niet verbazen: nu thuiswerken nog steeds de norm is, zijn er minder medewerkers, gasten en leveranciers aanwezig op kantoor. Dit heeft veel impact op het dienstverleningsmodel van een organisatie. De diensten die in een pand geleverd worden, zijn immers afgestemd op het gebruik van het pand en het aantal aanwezige personen. In deze coronatijd is het inrichten van de facilitaire dienstverlening dan ook meer maatwerk dan ooit.
Want wat betekent dit bijvoorbeeld voor de schoonmaak, de catering of de BHV-organisatie? En kun je een facilitair contract zomaar op- of afschalen? In dit blog duiken we hier dieper in.
Impact op facilitaire services
Een gemiddeld kantoorpand beschikt over een receptie en bedrijfsrestaurant, biedt vergaderservices en wordt beveiligd en schoongemaakt. Nu thuiswerken de norm is, maken veel minder medewerkers gebruik van het kantoor en dus van de aangeboden facilitaire services.
Je kunt het vergelijken met een sneeuwbaleffect: wanneer er minder medewerkers op kantoor werken, worden er minder bureaus gebruikt en hoeft er dus minder schoongemaakt te worden. Er komen ook minder bezoekers naar kantoor, waardoor er minder bezoekers ontvangen hoeven te worden door de receptie en er minder vergaderkamers in gebruik zijn. Er zijn ook minder medewerkers die tijdens de lunch een hapje komen eten of gebruikmaken van de koffievoorzieningen of het kopieerapparaat.
Er zijn ook diensten die minder te ‘leiden’ hebben onder de coronacrisis. Een pand moet te allen tijde beveiligd worden, nu wellicht zelfs meer dan voor de uitbraak van het coronavirus. Ook zien we bij veel van onze opdrachtgevers dat bijvoorbeeld de uitvoering van (preventief) technisch onderhoud naar voren wordt gehaald.
Op- en afschalen van diensten
Het geldt dus zeker niet voor elke facilitaire dienst, maar wel voor het gros. In een coronaproof-kantoor maak je minder gebruik van facilitaire services, dus wil je het contract naar beneden bijstellen. Maar kan dat zomaar?
Of dit kan, staat in het contract dat je hebt afgesloten met jouw facilitair dienstverlener en hoe lang dit contract nog loopt. Naar alle waarschijnlijkheid is er enige ruimte afgesproken om de dienst naar boven of naar beneden bij te stellen. Is dit niet het geval, ga dan in gesprek met je leverancier.
Is er geen ruimte om een contract af te schalen, dan is het wellicht wél mogelijk om de dienst op een andere manier in te vullen. Ga samen op zoek naar kansen vanuit partnership en probeer er samen uit te komen. De pijn hoeft niet slechts bij één partij te liggen.
In een gemiddeld kantoorpand is nu waarschijnlijk minder reguliere schoonmaak nodig, maar moeten bepaalde contactpunten wel vaker worden schoongemaakt. Denk hierbij aan de trapleuningen of het sanitair. Ook is de behoefte aan desinfecterende middelen en papieren handdoeken juist groter dan normaal. Je kunt met jouw schoonmaakorganisatie afspreken om deze middelen te ontvangen in plaats van de ‘normale’ diensten.
Dit geldt ook voor vergaderservices: de fysieke ontmoetingen nemen af, maar er zal meer behoefte zijn aan ondersteuning voor videovergaderingen. Een hospitality medewerker kan deze ondersteuning voor een groot deel op zich nemen, waardoor het takenpakket niet inkrimpt maar verschuift.
Benchmark Facility Management
Om te achterhalen in hoeverre het coronavirus impact heeft op het volume van facilitaire diensten, hebben we samen met Asito onderzoek gedaan: de Benchmark Facility Management. Vakgenoten hebben de impact op hun diensten aangegeven op een schaal van -100 tot +100 (van volledig afgeschaald tot verdubbeld).
In onderstaande tabel is van de facilitaire diensten met noemenswaardige impact weergegeven hoeveel procent van de respondenten deze heeft afgeschaald of opgeschaald en wat de gemiddelde omvang van de wijziging was.
De antwoorden laten een duidelijk beeld zien. Voor de drie ‘soft service’ facilitaire diensten (travel management, catering en gastvrijheid/receptiediensten) is de negatieve impact het grootst. De helft of meer van de respondenten heeft deze diensten afgeschaald en ook de impact op het volume van deze diensten was het grootst.
Beveiliging, schoonmaak, technisch beheer & onderhoud ervaren aanmerkelijk minder negatieve gevolgen van de coronacrisis. Sterker nog, technisch beheer & onderhoud laat zelfs een kleine groei zien. Deze groei is mogelijk te verklaren doordat organisaties meer behoefte hadden aan technische ondersteuning, bijvoorbeeld voor het opnieuw inregelen van technische gebouwinstallaties of omdat zij de uitvoering van (preventief) technisch onderhoud naar voren hebben gehaald.
Dit artikel is origineel verschenen op de website van HEYDAY en is met toestemming herplaatst.
