Waar thuiswerken in het voorjaar van 2020 nog een tijdelijke oplossing leek, werken we inmiddels al een half jaar vanuit huis. Steeds meer organisaties merken dat een groot deel van het werk vanuit huis gedaan kan worden en bekijken wat er nodig is om medewerkers vanuit huis te laten werken. De impact van het structureel en op grote schaal vanuit huis werken, betekent echter ook wat voor facilitaire dienstverlening en huisvesting op de lange termijn. We zien bij onze opdrachtgevers een totale transitie ontstaan van het facilitaire en huisvestingsspectrum.
Vanuit de overheid wordt het advies om zoveel mogelijk thuis te werken ook na 1 september gehandhaafd. Het is op dit moment nog onduidelijk tot welke datum deze maatregel van kracht blijft. Organisaties als Google nemen het heft in eigen hand: zij vragen hun medewerkers om nog zeker tot juli 2021 thuis te blijven werken als gevolg van de coronapandemie. Ook zien we dat veel organisaties dit ‘nieuwe werken’ ook na de pandemie willen handhaven. Dit heeft een enorme impact op de facilitaire dienstverlening en huisvesting van een organisatie.
We merken dat dit vraagstuk ook bij onze opdrachtgevers speelt. As we speak begeleiden we een aantal organisaties in de verandering van ‘werken en ontmoeten doe je op kantoor’ naar ‘ontmoeten doe je op kantoor, typen doe je thuis’. Dit brengt een aantal vraagstukken met zich mee. In dit blog gaan we dieper in op een aantal prangende vragen.
Thuiswerken: hoe faciliteer en organiseer je dat?
Allereerst: het thuiswerken. Voor veel organisaties bestaat het advies om zoveel mogelijk vanuit huis te werken, maar hoe vul je dit in en hoe organiseer je dat? Het heeft namelijk veel meer voeten in de aarde dan slechts het beschikbaar stellen van een laptop en een bureaustoel.
Je moet als organisatie ook nadenken over vragen als: hoe gaan we om met een medewerker die thuis niet goed kan werken? Wie betaalt het kopje koffie op de thuiswerkplek? En hoe zorg je ervoor dat een thuiswerkende medewerker zich verbonden en betrokken blijft voelen met de organisatie en zijn of haar team? Een mogelijkheid kan zijn om deze medewerkers een aantal dagen in de week toch naar kantoor te laten komen, binnen de veilige richtlijnen.
Een andere belangrijke vraag is: hoe organiseer je wanneer je wel en niet naar kantoor komt? Je wilt immers niet als leidinggevende als ‘politieagent’ rondlopen om dit te handhaven. Duidelijke en gezamenlijke afspraken zijn hierin nodig. Laat teams hierover zelf het gesprek aangaan om tot een goede invulling te komen. Vitaliteit, gezondheid en een goede werk-privé balans maakt ook onderdeel uit van het thuiswerkbeleid. Het gevaar is aanwezig dat medewerkers ook buiten werktijden ‘bereikbaar’ zijn omdat je toch al thuis bent en de grens is vervaagd.
Sturen op output: wat is dat?
Over leidinggevende gesproken. Als je medewerkers niet meer dagelijks op kantoor komen, hoe houd je dan grip op je team? Sturen op output in plaats van aanwezigheid vraagt nieuwe inzichten van management en medewerkers. We moeten afspraken maken op basis van vertrouwen.
Facilitaire diensten: wat pas je aan?
Als er minder medewerkers op kantoor werken, maken er ook minder mensen gebruik van het kantoor en de bijbehorende facilitaire dienstverlening. De facilitaire dienstverlening in een pand is op dit moment ingericht op bepaalde afname volumes in een pand. Maar nu veel minder medewerkers naar kantoor komen, heeft dit ook impact op het aantal kopjes koffie per dag of het gebruik van het kopieerapparaat. Het is dus goed om na te denken wat dit betekent voor het contract van deze services. Ook de schoonmaak moet anders worden georganiseerd en van de cateraar wordt een andere aanpak verwacht.
Een ander heikel punt is de BHV-organisatie. Als medewerkers steeds meer het kantoor in en uit lopen is het een stuk lastiger om te allen tijde over voldoende BHV’ers te beschikken. Hoe borg je dan de veiligheid van medewerkers die wél op kantoor aanwezig zijn? En wat dacht je van de receptioniste. Wanneer weet zij wanneer ze een telefoontje wel of niet naar iemand kan doorschakelen, als ze niet ziet wie er wel of niet aan het werk is die dag?
De werkomgeving: hoe richt je dit in?
Naast het inrichten van de thuiswerkplek, heeft dit ook gevolgen voor de inrichting van het kantoor als je medewerkers aanmoedigt om meer vanuit huis te werken. Medewerkers komen in deze situatie naar kantoor om elkaar te ontmoeten en hebben tussen meetings door wellicht kort behoefte aan een werkplek. Hierdoor verandert dus de behoefte van de medewerkers als het gaat om de inrichting van de werkomgeving.
Een prettige werkomgeving ondersteunt diverse werkactiviteiten en draagt bij aan de bedrijfscultuur. Maar wat voor de uitbraak van het coronavirus voor jouw organisatie heeft gewerkt, hoeft nu niet meer te werken. Dit betekent in de praktijk dat je terug kunt naar de tekentafel. Ga opnieuw met je medewerkers in gesprek om de wensen en behoeften boven tafel te krijgen in de nieuwe situatie.
Het kantoor: wat doe je met leegstand?
De kans is groot dat op dit moment een (groot) deel van het kantoor niet wordt gebruikt en dus leeg staat. De verwachting is dat door de opkomst van het thuiswerken een gemiddelde organisatie met 25-30% minder vierkante meters uit de voeten kan. Maar hoe ga je om met die vrijgekomen vierkante meters?
Het afstoten, verhuren of het op een andere manier inzetten van deze vierkante meters zijn goede opties die nader onderzocht kunnen worden. Mogelijk is de conclusie dat de huidige huisvesting helemaal niet meer voldoet. Voor de langere termijn zijn dit de vragen die hun doorwerking vinden in de hele bedrijfsvoering van de organisatie.
Ook in dit geval zul je terug moeten naar de tekentafel. Waar staat je organisatie voor en op welke wijze moet de nieuwe huisvesting hieraan bijdragen? In een strategische sessie kun je de visie en ambitie aan huisvesting, facilitair en ICT, samenwerking en ontwikkelingen koppelen om tot de kern te komen.
Hoe verder?
We zien dat het veel meer gemeengoed maken van het thuiswerken na COVID-19 verregaande consequenties heeft voor de bedrijfsvoering van een organisatie. Waar de coronapandemie de aanleiding was, kijken we nu op een andere manier naar bricks, bytes en behavior en moeten we ons business model opnieuw inrichten. Te beginnen met de vraag hoe we de visie en ambitie van de organisatie in dit nieuwe spectrum kunnen realiseren.
Veel vragen zijn op dit moment nog lastig te beantwoorden, maar toch is het verstandig om nu alvast na te denken over wat deze veranderingen betekenen voor jouw organisatie. 100% terug naar kantoor zoals voor de uitbraak van het coronavirus lijkt ons onverstandig. Juist omdat het thuiswerken ook een hoop voordelen met zich meebrengt.
Dit artikel is origineel verschenen op de website van HEYDAY. Het is met toestemming herplaatst.
