Door de coronacrisis is er in veel bedrijven een vacaturestop ingesteld. Maar tegelijkertijd blijft er behoefte bestaan aan de invulling van bepaalde ondersteunende werkzaamheden. Daardoor is een nieuwe functie in opkomst onder bijvoorbeeld management assistenten, secretaresses en office managers: die van virtuele assistent. SalarisNet ging op onderzoek uit.
Hoewel in augustus nog 38 procent minder vacatures uitstonden voor ondersteunend personeel dan dezelfde maand vorig jaar, vertoont september de eerste tekenen van herstel. Maar de aard van de vacatures is wel aan het veranderen. Fysieke aanwezigheid is lang niet altijd meer mogelijk en/of noodzakelijk. Dus worden functies geheel virtueel. Aan het woord is Rianne Visser, recruitment specialist bij Walters People. Zij richt zich in haar dagelijkse werk specifiek op ondersteunend personeel.
Hoge werkdruk maakt assistent noodzakelijk
Door de coronacrisis is er een sterke daling geweest in het aantal officesupportvacatures. Veel kantoren waren gesloten en officemanagers en receptionisten konden hun gebruikelijke werkzaamheden daardoor niet meer uitvoeren. Daarnaast pakten managers de taken van hun assistenten zelf op, om kosten te besparen, waardoor ook het aantal vacatures voor PA’s en managementassistenten daalde. Maar Visser waarschuwt: ‘Voor functies gericht op het ondersteunen van juristen blijft het aantal vacatures stabiel. Juristen kunnen door de hoge werkdruk niet zonder de inhoudelijke kennis van een juridisch assistent.’ Ondertussen veranderen de werkzaamheden van receptionisten en officemanagers. ‘Ze zullen zich nu meer bezighouden met de nieuwe manier van werken en moeten ervoor zorgen dat bepaalde coronamaatregelen op kantoor gehandhaafd worden’, meent Visser.
Verwachtingen
Ondanks de grote klap die in vacatureland viel, ziet Visser de toekomst zeker niet somber in: ‘Ik merk dat organisaties langzaam beginnen te wennen aan het werken op afstand en dat ook het aantal vacatures voor ondersteunende functies weer voorzichtig aantrekt. Vooral binnen de vastgoedbranche zien wij een duidelijke groei in vacatures. Dit heeft onder andere te maken met een wijziging in belastingregelgeving, die veel administratieve werkzaamheden met zich meebrengt.’
De opkomst van de virtual assistant vindt Visser ook een interessante ontwikkeling. ‘Een virtual assistant is – in tegenstelling tot wat de naam doet vermoeden – geen robot, maar een personal assistant die nooit op kantoor werkt. Zo sprak ik laatst een managementassistent die een organisatie gaat ondersteunen terwijl ze in een camper rondreist door Scandinavië. Het traditionele beeld van een personal assistant is iemand die altijd fysiek naast de directeur aan het werk is. Door de laatste ontwikkelingen op zowel technologisch gebied als het werken op afstand verwacht ik dat veel organisaties een veel soepelere houding ten opzichte van de virtual assistant zullen krijgen.’
Nieuwe kwaliteiten nodig
Het aanbod van support professionals is nu zo groot, dat bedrijven vooral de klik met de sollicitant heel belangrijk vinden. Ook wordt er meer flexibiliteit van sollicitanten verwacht, zowel binnen het sollicitatieproces als tijdens de inwerkperiode. Sollicitatiegesprekken vinden vaak virtueel plaats. Als ze wel op kantoor zijn, dan is het mogelijk dat een sollicitant niet alle gesprekspartners op één dag kan ontmoeten, doordat de bezettingsgraad op de meeste kantoren laag gehouden wordt. Veel organisaties hebben inmiddels ook een volledig online onboardingprogramma opgezet. Visser vult aan: ‘verder zie je dat er flexibiliteit van sollicitanten wordt verwacht met betrekking tot het salaris. Organisaties kijken opnieuw naar de budgetten, en dit is mogelijk terug te zien in het salaris.’
Tips voor werkgevers
Visser sluit af met wat tips voor werkgevers die tijdens de corona-pandemie willen werven. ‘Kijk vooral naar de persoonlijkheid van de sollicitant en of die een goede aanvulling vormt op het team en de organisatie. Schets in sollicitatiegesprekken een helder beeld van de verwachtingen. Wat verwacht je van de nieuwe medewerker? Hoe ziet een werkdag eruit? Strookt dit met de verwachtingen van de nieuwe medewerker? Ook raad ik juist in deze markt aan om te starten met een flexibel contract. Dit biedt organisaties de kans om een langere periode te kijken of ze de juiste keuze hebben gemaakt. Ook biedt een tijdelijk contract op financieel vlak meer flexibiliteit, dat is wel zo prettig in een economisch turbulente tijd.
‘Het is voor werkgevers goed om te weten dat ondersteunend personeel veel waarde hecht aan een prettige werksfeer. Geef ze blijk van waardering en bevestiging, juist op afstand. Verder is het belangrijk om hun te vragen waar ze zelf ondersteuning bij kunnen gebruiken. Misschien hebben ze behoefte aan meer training, bijvoorbeeld met betrekking tot de omslag naar werken op afstand. Zo kunnen zij zich ontwikkelen in hun functie en collega’s beter ondersteunen.’
Dit artikel is origineel verschenen op de website van SalarisNet. Het is met toestemming herplaatst.
