In maart kreeg werkend Nederland het advies om zoveel mogelijk vanuit huis te werken, dus ook de gemeente Amsterdam. Inmiddels zijn we een half jaar onderweg. Vanuit mijn rol als Projectmanager ben ik nauw betrokken bij het faciliteren van de thuiswerkplek tot het vormgeven van een nieuwe visie op huisvesting. In dit blog deel ik graag hoe dit traject verloopt.
Via HEYDAY ben ik werkzaam als adviseur Huisvesting voor Ruimte en Duurzaamheid, een directie binnen de gemeente Amsterdam. De directie Ruimte en Duurzaamheid maakt met visies, beleid en ontwerp ruimte voor de duurzame toekomst van Amsterdam en heeft circa 600 medewerkers in dienst.
Oorspronkelijk was ik ingehuurd om de directie Ruimte en Duurzaamheid te adviseren over de huisvestingsbehoefte en de facilitaire spend bij deze directie, maar toen kwam corona. Voor de gemeente dé kans om direct in te spelen op de veranderende behoefte rondom werkplek en -cultuur. De scope van mijn opdracht werd breder en loopt nu van het faciliteren van volledig thuiswerken tot het vormgeven van een nieuwe visie op huisvesting.
De thuiswerkplek in tijden van corona
Vanaf maart werken de medewerkers van Ruimte en Duurzaamheid zoveel mogelijk vanuit huis. Dit ging niet zonder slag of stoot, want er werd nog maar weinig thuis gewerkt. De faciliteiten waren er op dat moment nog niet op ingericht. Niet zo gek, als je weet dat bij Ruimte en Duurzaamheid voornamelijk planologen, ontwerpers en stedenbouwkundigen werken. Die staan het liefst de hele dag over een kaart gebogen met elkaar.
Om alles in goede banen te leiden, is er een werkgroep “Werkplek van de toekomst” opgericht. Deze werkgroep is aan de slag gegaan met de vraag: hoe moet de thuiswerkplek eruit komen te zien? In samenspraak met de stedelijke projectgroep is bepaald wat nodig is om goed te kunnen werken vanuit huis. Elke medewerker kreeg thuis een beeldscherm, toetsenbord en bureaustoel tot zijn of haar beschikking.
Ondanks dat veel werk technisch gezien vanuit huis gedaan kan worden, merken we dat de medewerkers elkaar missen. Het blijft voor planologen en ontwerpers lastig om digitaal met elkaar te sparren en door deze interactie de ontwerpen verder te brengen. Ook het kopje koffie wordt gemist. Het onderlinge contact vindt digitaal en vaak gepland en functioneel plaats, wat toch voor een andere dynamiek zorgt.
Om medewerkers hierin te ondersteunen, bieden we vanuit HEYDAY de komende periode een training voor alle medewerkers aan. Het online vergaderen zal immers onderdeel blijven van de manier van werken in de toekomst. We helpen medewerkers met vragen als: hoe houd je energie in de vergaderingen? Welke vergaderingen doe je online en welke liever fysiek (en nu binnen de RIVM-richtlijnen)? Hoe houd je online een ontwerpsessie en waar moet je dan op letten? Welke afspraken maak je vooraf bij het inplannen van een online vergaderingen? Welke tools gebruik je (zoals bijvoorbeeld Conceptboards)?
Ook de teamleiders van Ruimte en Duurzaamheid staan voor een gehele andere uitdaging deze periode. Hoe houd je verbinding in je team? Hoe stuur je op afstand? Hoe ben je op afstand, maar toch dichtbij? Een enorme sociale impact op de gehele organisatie. Maar ook: hoe werken we vitaal thuis, zeker nu het langer gaat duren? In de werkgroep besteden we hier, samen met onze HR-afdeling en de stedelijke projectgroep, veel aandacht aan. Zo ontplooien we diverse initiatieven om met elkaar in contact te blijven, geheel binnen de RIVM-richtlijnen, zoals fietstochtjes door het werkgebied, elkaar ontmoeten op het terras of een wandeling door het park. Alle teams hebben van de directie het Cubb-spel ontvangen om ook het infomeel samenzijn in de open lucht binnen de teams te stimuleren. Hiernaast ondersteunen we de medewerkers en teamleiders met coaching.
Werkplek van de toekomst
Onze visie op werken is, met de komst van corona, onherroepelijk veranderd. We zien dat veel van ons werk thuis kan plaatsvinden en beginnen hier ook de voordelen van te ervaren. Zo ziet men een sterke afname in de reistijd (met positieve impact op Gemeentelijke Duurzaamheidsdoelstellingen) en ervaart men een betere privé en werkbalans. Dat veel van de medewerkers ook na corona thuis wil blijven werken, staat wel vast. En om deze reden vraagt dit ook om een andere inrichting van de faciliteiten en een nieuwe kijk op huisvesting.
Samen met de werkgroep binnen de directie Ruimte en Duurzaamheid denken we op dit moment na over een nieuwe huisvestingsvisie. Deze visie delen wij als input met de stedelijke projectgroep, welke een nieuwe huisvestingsvisie voor de gehele Gemeente Amsterdam aan het ontwikkelen is.
We houden momenteel diverse werk-sessies om deze nieuwe visie vorm te geven, maar dat het kantoor een andere vorm zal gaan krijgen erkennen we allemaal. Ik verwacht dat het kantoor steeds meer het karakter zal krijgen van een ontmoetingsplek en een verbindende rol zal spelen. Je komt als medewerker naar kantoor om collega’s te ontmoeten, geconcentreerd werken doe je veelal thuis. Maatwerk is een belangrijk aandachtspunt: het thuiswerken zal niet voor iedereen en elke functie passen. Ook zal er niet alleen nagedacht moeten worden over onze faciliteiten op kantoor, maar ook thuis. Want hoe ziet onze thuiswerkplek eruit en hoe blijven we ook thuis vitaal aan het werk? En hoe kunnen duurzaamheidsdoelstellingen in de nieuwe huisvestingsvisie gerealiseerd worden? De komende maanden buig ik hier samen met directie Ruimte en Duurzaamheid over deze kwesties. Ik ben ontzettend benieuwd naar de uitkomsten!
Dit artikel is geschreven door Anna van der Jagt en origineel verschenen op de website van HEYDAY. Het is met toestemming herplaatst.
