Er wordt massaal gebruikgemaakt van online tools om met elkaar op afstand te kunnen ‘connecten’ en te videobellen. Als ik de Apple App Store open, krijg ik het volgende overzicht te zien bij ‘top gratis apps’: Microsoft Teams, Zoom en Houseparty. Die eerste twee zijn vooral voor zakelijk gebruik en de laatste is meer om te verbinden met vrienden. Maar er zijn nog veel meer tools en wat zijn nou eigenlijk de voor- en nadelen? En hoe weet je welke tool het beste bij jouw bedrijf past? In dit artikel helpen we je op weg.
Welke tools zijn er?
In deze tijd willen we dat de werkzaamheden zo goed als mogelijk blijven doorlopen en willen we graag in contact blijven met onze collega’s. Gelukkig zijn er diverse tools om dit te bewerkstelligen, waardoor we op afstand toch nog gewoon onze ‘daily stand up’ kunnen houden of het maandelijkse afdelingsoverleg en zelfs de wekelijkse vrijmibo is nog steeds een optie. Alleen moet iedereen wel zelf voor de borrelnootjes en een drankje zorgen.
Om te voorkomen dat dit een ellelang artikel gaat worden beperken we ons even tot een aantal bekende online tools om te videobellen:
Skype for Business
Misschien is dit wel een van de bekendste tools. Een voordeel van deze tool is dat je naast het videobellen ook de chat kunt openen op één scherm, waardoor je links of aantekeningen makkelijk kunt delen. Verder kun je eenvoudig zien of een collega beschikbaar is en kun je je eigen beschikbaarheidsstatus aanpassen.
Je kunt met maximaal 250 mensen tegelijkertijd videobellen en moet Skype natuurlijk wel downloaden en installeren op je pc.
Microsoft Teams
Alle functionaliteiten die Skype for business biedt, zoals chatten, scherm en bestanden delen en videobellen zitten ook in Microsoft Teams. En hoewel het maximale aantal voor Microsoft Teams niet helemaal duidelijk is, wordt op verschillende plekken vermeld dat je tot zo’n 10.000 medewerkers kunt faciliteren met Teams. De app is ook uitgebreider dan Skype en is ook bedoeld als een hub voor teamwerk in Office 365. Een groot verschil met Skype for Business is dat Microsoft Teams de grenzen van de eigen organisatie overstijgt. Zo kun je namelijk ook externen uitnodigen voor een meeting.
Ik merk dat ik de afgelopen tijd de switch aan het maken ben van Skype for Business naar Microsoft Teams omdat deze laatste app veel meer te bieden heeft als je productief online wilt samenwerken en communiceren. Zo krijg je tijdens het videobellen het scherm te zien van de persoon die aan het praten is en kun je tijdens het online overleg ook meteen notulen opstellen. Super handig en efficiënt!
Zoom
Een andere veel gebruikte zakelijke tool voor videobellen is Zoom. Bij een van de uitgebreidere (betaalde) abonnementen kun je met 1.000 personen tegelijkertijd videobellen waarnaast 10.000 personen kunnen meekijken. Als je met zo’n grote groep een call hebt dan is het wel noodzakelijk dat je van tevoren en goede ‘etherdiscipline’ afspreekt. Via Zoom kun je ook gebruik maken van een gratis account waarbij je een groepsmeeting, met maximaal 100 personen en maximaal 40 minuten, kunt organiseren. Eén van de voordelen van Zoom is dat deelnemers geen account nodig hebben. Je deelt simpelweg een link met de deelnemers. En verder kun je ook via Zoom chatten en bestanden delen.
Vorige week ontstond er ophef over het feit dat Zoom de gegevens van gebruikers ongevraagd deelde met Facebook. Zoom heeft daarop die datadeling in zijn nieuwste update verwijderd.
Ik maak zelf geen actief gebruik van deze app en ik heb alleen maar als deelnemer een meeting bijgewoond maar ik heb me laten vertellen dat Zoom over het algemeen een stabiele verbinding heeft en dat is ook wel zo handig als je een online meeting hebt. Want het is best vervelend als je halverwege het overleg wegvalt of als je beeld blijft vast hangen.
WhatsApp & FaceTime
WhatsApp en FaceTime heb ik even samengevoegd omdat ze veel op elkaar lijken. Beide apps zijn gratis maar het grote verschil zit in het aantal personen waarmee je tegelijkertijd kunt videobellen. Via WhatsApp kun je met 4 personen tegelijk videobellen en via FaceTime met 32 personen. Een beperking van FaceTime is dat alleen gebruikers met een Mac of iPhone kunnen deelnemen aan de videogesprekken.
Houseparty
Dit is niet echt een zakelijke tool maar omdat deze app de afgelopen periode zo populair is vind ik het wel de moeite waard om hier kort bij stil te zijn. Deze app onderscheidt zich vooral door het gebruikersgemak. Als je bijvoorbeeld ziet dat twee vrienden aan het videobellen zijn dan kun je meteen in het gesprek springen en je kunt ook snel switchen van de ene groepschat naar de andere. Verder kun je met maximaal acht personen tegelijkertijd videobellen.
Ik gebruik deze app om met mijn vrienden in contact te blijven en voor privégebruik vind ik het zeer geschikt. Ik merk wel regelmatig dat de verbinding niet al te best is, maar je kunt vrij eenvoudig het gesprek verlaten en weer opnieuw deelnemen en dan is het vaak al opgelost. Daarnaast kun je ook met je vrienden een groepspel spelen. Dit is dus meer een app om ‘gezellig bij te kletsen’ en misschien kun je het wel gebruiken als je met jouw team een vrijmibo met spelletjes wilt organiseren.
Maakt jouw bedrijf gebruik van een handige online tool om te videobellen én mis je die in bovenstaand overzicht? Laat dan beneden een ‘comment’ achter, want ‘sharing = caring’!
En ben je nog op zoek naar tips voor een effectieve videomeeting? Lees dan dit artikel.
