Een manier om verzuim te voorkomen is als u een vinger aan de pols houdt bij uw werknemers. Bijvoorbeeld via een verzuimgesprek. Gebruikt u hierbij de bekende gesprekstechnieken, dan heeft zo’n gesprek de meeste kans van slagen. En het mooie is: iedereen kan deze technieken leren!
- Geef aan wat het doel is van het gesprek. Dat maakt de intentie duidelijk en de communicatie eerlijk.
- De kunst van het vragen stellen, begint bij luisteren. Als u uw werknemer begrijpt, is er ook eerder begrip voor u als werkgever. Stel open vragen (‘hoe’, ‘wie’, ‘wat’, ‘in hoeverre’) om achter de redenen van het verzuim komen. Let ook op lichaamshouding, want niet alleen wat er letterlijk wordt gezegd, maar ook de manier waarop geeft informatie.
- Durf stiltes te laten vallen. Zo krijgt de ander de kans om na te denken en zijn reactie te formuleren.
- Vat het gesprek samen, dat kan ook tussendoor. Een samenvatting geeft overzicht van de onderwerpen die zijn besproken. Vanuit dit overzicht kunt u nieuwe onderwerpen bedenken of andere onderwerpen bespreken. De samenvatting geeft uw werknemer het gevoel dat u heeft geluisterd. Ook krijgt hij zo de kans om aan te vullen of te verbeteren. Dat voorkomt misverstanden later in het proces.
- Vraag door en haal concrete antwoorden boven tafel. Verzuim is voor werknemers vaak een oplossing voor een probleem. Dit probleem kan medisch zijn, maar kan ook andere redenen hebben. Denk aan conflicten op het werk, te weinig kennis voor de functie of problemen in de privésituatie. Als u doorvraagt, maakt u het werkelijke probleem bespreekbaar en kunt u op zoek naar een oplossing.
Het voeren van goede verzuimgesprekken vergt oefening, maar is voor iedereen te leren. Onze praktische training Verzuimmanagement leert u in één dag hoe u het verzuim in uw onderneming kunt beheersen en beperken en hoe u effectief verzuimgesprekken voert bij (dreigend) verzuim.
Tips voor leidinggevenden
Centraal bij het voorkomen van verzuim staat dat u uitgaat van de mogelijkheden, krachten en ambities van uw werknemers.
- Zorg voor een goede en positieve sfeer in het team. De verzuimbehoefte wordt dan kleiner.
- Geef uw werknemers het gevoel dat ze erbij horen. En dat ze gemist worden als ze er niet zijn.
- Voer regelmatig het goede gesprek met elkaar als de verzuimbehoefte hoger ligt (niet pas bij verzuim).
- Geef positieve feedback en spreek uw waardering uit.
- Zoek uit wat uw werknemers nodig hebben om te kunnen presteren. Welke omstandigheden zorgen voor gemotiveerde medewerkers die plezier hebben in hun werk?
Dit artikel is origineel verschenen op de website van ArboNed. het is met toestemming herplaatst.
