In verband met de coronacrisis werken veel mensen nu thuis. Toch mogen zij tot 1 januari 2021 nog gewoon hun belastingvrije reiskostenvergoeding ontvangen. Dat houdt straks op. Werk aan de winkel voor salarisadministrateurs. Zij moeten alle reisbewegingen opnieuw in kaart brengen. Alleen daadwerkelijk afgelegde kilometers mogen nog belastingvrij worden vergoed.
Een beetje onverwacht maar wel erg sympathiek. De belastingdienst maakte dit jaar een coulanceregeling voor de vaste reiskostenvergoeding van werknemers tijdens de coronacrisis. Waar deze voorheen moest worden stopgezet als de werknemer een ander reispatroon had (bijvoorbeeld in verband met ziekte), mocht de vaste reiskostenvergoeding nu toch doorlopen. Dat zorgde er voor dat de reiskostenvergoeding voor veel werknemers een soort verkapte thuiswerkvergoeding werd. Maar vanaf 1 januari is het uit met de coulance. Salarisprofessionals mogen dan alleen nog de daadwerkelijk gereisde kilometers vergoeden als er een vaste reiskostenvergoeding wordt afgesproken. SalarisNet zet op een rij hoe u nu verder moet.
Nieuwe regels reiskostenvergoeding per 1 januari 2021
Werknemers mogen voor thuiswerkdagen geen onbelaste reiskostenvergoeding meer ontvangen vanaf 1 januari 2021. Welk vervoersmiddel de werknemer gebruikt doet er niet toe. De regels voor de vaste reiskostenvergoeding gelden zowel voor de onbelaste 19 cent per kilometer met eigen vervoer als de vergoedingen voor openbaar vervoer. Betaalt de werkgever meer dan de daadwerkelijk afgelegde reiskosten, dan zijn die vergoedingen belast. Een fulltime werknemer die elke dag per trein tussen Rotterdam en Utrecht reisde kon de afgelopen maanden nog rekenen op een onbelaste reiskostenvergoeding van bijna 500 euro. Ook als hij die afstand niet daadwerkelijk aflegde en volledig thuiswerkte. Vanaf 1 januari 2021 valt deze vergoeding helemaal weg als hij thuiswerkt. Om de vaste reiskostenvergoeding te mogen handhaven moet de werkgever aantonen dat de werknemer 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist. Als dit niet aantoonbaar is, moet er voortaan gedeclareerd worden per reis en zijn te veel uitgekeerde reiskostenvergoedingen belast.
Een vernieuwde administratie
Dat betekent dat (een deel van) de salarisadministratie moet worden aangepast. Ten eerste moeten alle vaste reiskostenvergoeding opnieuw onderzocht worden. Dat betekent dat de werkgever samen met de werknemer voortaan goed moet administreren op welke dagen er wordt gereisd en of de werknemer aanwezig is op de werkplek. Denk bijvoorbeeld aan het verplicht maken van inklokken voor mensen die een vaste reiskostenvergoeding ontvangen. Daar zijn aanpassingen in het personeelsreglement voor nodig. Ook zullen de betrokken werknemers in eerste instantie zelf hun reisgedrag moeten doorgeven zodat de werkgever de vaste reiskostenvergoeding opnieuw kan bereken of kan stopzetten.
Pas op voor verkapt loon
Naast het in kaart brengen van het nieuwe reisgedrag, is het ook belangrijk om in kaart te brengen hoe er dan thuis wordt gewerkt. Daar is een thuiswerkbeleid voor nodig, maar mogelijk ook een thuiswerkvergoeding. Werknemers zullen waarschijnlijk protesteren als zij de kosten voor het thuiswerken ineens zelf moeten gaan dragen. De reiskostenvergoeding kan straks in elk geval niet meer worden gebruikt voor die vergoeding. Maar de WKR biedt wel andere mogelijkheden. Zo zijn vergoedingen voor internet, telefoon en de kosten voor stoelen, bureau en computer allemaal binnen de regels voor de WKR belastingvrij mogelijk. En anders heeft u altijd nog de vrije ruimte. De belastingdienst zal naar verwachting wel strenger controleren. Voor drie dagen reiskosten vergoeden terwijl de werknemer maar 1 dag op kantoor komt is verkapt loon.
Contracten aanpassen
Voor nieuwe werknemers betekent de aanpassing van de vaste reiskostenvergoeding waarschijnlijk ook iets. De werkgever zal waarschijnlijk contractueel gaan vastleggen welke vaste kantoordagen en thuiswerkdagen er zijn. Dat kan door het personeelsreglement aan te passen, maar kan ook in de vorm van een addendum of in de daadwerkelijke arbeidsovereenkomst. Software leveranciers werken op dit moment hard aan apps die kilometerdeclaraties makkelijker maken. Dat is ook belangrijk omdat in veel gevallen de kosten voor een leaseauto aan de kant van de werkgever niet meer opwegen tegen de baten. In die gevallen zullen de werknemers dan de kilometers in het eigen vervoer veel beter en makkelijker moeten kunnen registreren.
Moeilijke gesprekken
Managers zullen de komende tijd een aantal moeilijke gesprekken met hun mensen moeten hebben. Reiskostenvergoedingen en lease auto’s worden door de werknemer vaak gezien als een opgebouwd recht en een onderdeel van de arbeidsovereenkomst. Het beëindigen van zo’n recht kan op verzet stuiten. Werkgevers kunnen daarom het beste een dialoog aangaan met hun werknemers en samen een plan maken om tot een eerlijke vergoeding van kosten te komen. Verrassend veel werknemers zijn inmiddels bereid hun lease auto op te geven. De bijtelling in de nieuwe normaal is vaak onrealistisch hoog vergeleken met de hoeveelheid privékilometers die nog worden gereden.
Dit artikel is origineel verschenen op de website van SalarisNet. Het is met toestemming herplaatst.
