De manier waarop mensen werken is in 2020 flink veranderd. Daarom is het nodig geworden om het beloningsbeleid opnieuw te bekijken. Waar voorheen een gunstige reiskostenvergoeding vaak belangrijk was, is de thuiswerkvergoeding inmiddels belangrijker geworden.
Salarisprofessionals zijn er inmiddels druk mee: vanaf 1 januari 2021 is er geen coulance meer rond de onbelaste reiskostenvergoedingen. Werkgevers mogen alleen nog een onbelaste reiskostenvergoeding (maximaal 19 cent per kilometer) geven voor werkelijk afgelegde kilometers. Als er dan geen kilometers meer worden gereden is een vaste reiskostenvergoeding verkapt loon waarover belasting is verschuldigd.
Aantoonbare reisdagen
Tot 1 januari 2021 doet de fiscus er niet moeilijk over als een werkgevers de reiskostenvergoeding niet stopzette. Expert waarschuwen dat werkgevers daarom op tijd beginnen met het bijwerken van de administratie. Zij moeten straks aantonen op welke dagen hun mensen daadwerkelijk reizen. Vergoedingen over de andere dagen zijn belast. Werkgevers moeten het reisgedrag per 1 januari dus in kaart brengen. Zodra het thuiswerken weer overgaat in kantoorwerk, moet opnieuw in kaart worden gebracht. Welke mensen er hoeveel dagen per week thuis? Die afspraken moeten over eventuele vaste thuiswerkdagen moeten worden vastgelegd? De werkgever moet vervolgens bepalen wat redelijk is voor wat betreft de reiskostenvergoeding. Daarbij moet zeker de cao in de gaten worden gehouden. Vakbonden onderhandelen op dit moment over thuiswerkvergoedingen. Zonder cao kan het personeelshandboek en de arbeidsovereenkomst ook worden aangepast op de nieuwe normaal.
Thuiswerkvergoeding
Werknemers wiens reiskostenvergoeding is stopgezet zien nog iets anders: namelijk de oplopende kosten voor thuiswerken. Zij dragen de kosten voor verwarming, koffie, extra toiletpapier en printen. Niet de werkgever, zoals wel gebruikelijk is bij werken op kantoor. Jaarlijks scheelt dit gemiddeld 440 euro bij een fulltime overeenkomst. Deze kosten kan een werkgever op dit moment niet zomaar onbelast vergoeden en een werknemer kan ze niet aftrekken van zijn inkomstenbelasting. Daarom wordt de roep om een thuiswerkvergoeding steeds luider. FNV maakte een rekensom op basis van onderzoek door PWC. Zij stellen dat ongeveer 4,5 miljoen Nederlanders zonder al te veel problemen kunnen thuiswerken. Als al deze mensen standaard een dag thuiswerkem, besparen de werkgevers ongeveer 1,6 miljard euro aan reiskostenvergoedingen, schoonmaakkosten, kantoorhuur en elektriciteit. Dat schuurt, want volgens het FNV kan het ‘niet zo zijn dat de kosten die de werkgever uitspaart nu deels voor de thuisrekening van de werknemer komen. Hier moeten we dus nieuwe afspraken over gaan maken.’
Toch is dat volgens juridisch specialisten niet zo simpel. Als er geen reiskosten worden gemaakt, worden er geen reiskosten vergoed. Dat valt niet zomaar uit te ruilen met een thuiswerkvergoeding. Werkgevers zullen zeggen dat er minder reistijd is en dus meer vrije tijd. Dat kan ook gunstig uitpakken voor een werknemer.
Thuiswerkinrichting
De meeste juristen kijken niet naar thuiswerkvergoedingen. Zij vrezen iets heel anders. Namelijk de inrichting van een goede thuiswerkplek. Als een werknemer op aanwijzen van de werkgever thuiswerkt, is de werkgever verantwoordelijk voor de inrichting van de thuiswerkplek. Als de werkgever hier nog niet mee is begonnen, is het de hoogste tijd. Klachten die ontstaan als gevolg van een slechte inrichting, komen voor rekening van de werkgever.
Zijn reiskostenvergoedingen een verworven recht?
Werkgevers die arbeidsvoorwaarden willen veranderen, kunnen rekenen op tegenwerking van de werknemers. Vaak zijn de arbeidsvoorwaarden vastgelegd in de arbeidsovereenkomst of er is sprake van een verworven recht. Maar in het geval van de reiskosten wil dat niet zeggen dat de vergoedingen niet mogen worden stopgezet. Wanneer het gaat om een reiskostenvergoeding, is het vrij eenvoudig: de werknemer moet reiskosten maken om een vergoeding te kunnen krijgen. Vaak hebben werkgevers bovendien een eenzijdig wijzigingsbeding opgenomen in de overeenkomst. Daarin is vastgelegd dat, als de werkgever een zwaarwegend belang heeft, de arbeidsvoorwaarden kunnen veranderen. Dat geldt overigens niet voor de primaire arbeidsvoorwaarden, maar over secundaire arbeidsvoorwaarden zoals de reiskosten vergoeding.
Overleg met de ondernemingsraad
Werkgevers en ondernemingsraden zullen de komende maanden met elkaar overleg moeten voeren over vergoedingen. In het document Handreiking overleg or en bestuurder over de gevolgen van COVID-19 Wat mag, moet en kan? schrijft de SER dat regelingen over de wijze van werken en de verantwoording daarvan, de inrichting van de thuiswerkplek en de faciliteiten die de werkgever ter beschikking stelt, zeker onderwerp van gesprek zijn tussen de OR en de bestuurder.
‘Daarbij valt bijvoorbeeld te denken aan informatie over en ter beschikking stellen van middelen om ergonomisch verantwoord thuis te kunnen werken, faciliteiten om goed online te kunnen vergaderen, afspraken over de bereikbaarheid van medewerkers. Daarnaast kunnen or en bestuurder ook met elkaar in overleg over (maatwerkafspraken over) een thuiswerkvergoeding, in plaats van of als aanvulling op de reiskostenvergoeding.’
Geen vergoeding mogelijk
Niet elke werkgever kan het zich op dit moment veroorloven om een thuiswerkvergoeding aan te bieden. Sommige werkgevers staat het water aan de lippen door de coronacrisis. Die werkgevers zijn juist op zoek naar manieren om de loonkosten te drukken. Zij vragen juist om loonoffers. Maar dat kan niet zo maar. Het is meestal ook niet zo dat ze de werknemers een thuiswerkvergoeding misgunnen, maar ze vragen zich wel af of dit nou echt moet. En het antwoord is nee. Er is geen wettelijke verplichting om een thuiswerkvergoeding te bieden.
Geen bonussen
Nederland en een groot deel van de wereld is door de coronacrisis ook in een economische crisis geraakt. Het is daarom binnen veel bedrijven niet haalbaar om dit jaar een eindejaarsbonus of winstdeling uit te keren. Een dergelijke bonus is sowieso nooit vanzelfsprekend, maar een geldbedrag dat wordt uitgekeerd wegens de prestaties van een werknemer of zijn team. Hoewel het harde werk van veel werknemers dit jaar zeker wordt gewaardeerd, zal dit in de meeste gevallen niet leiden tot een bonus of winstdeling. Maar het is wel toegestaan om het werk van mensen (dat wellicht niet in geld valt uit te drukken) te waarderen met een bonus.
Dit artikel is eerder verschenen op de website SalarisNet. Het is met toestemming herplaatst.
