Tijdens het Black Friday-weekend was het even alsof corona niet bestond. Waarschijnlijk heb je de foto’s van de uitpuilende winkelstraten in Rotterdam en Eindhoven ook gezien en gedacht: waarom loopt dit nu zo uit de hand? Toch lopen we het risico dat op kantoor zich dezelfde situatie voordoet als we niet oppassen.
Veel bedrijven hebben in de afgelopen maanden alles uit de kast gehaald om hun kantoren coronaproof in te richten. De kantoren zijn voorzien van desinfecterende middelen, looproutes, stickers om 1,5-meter afstand aan te geven en plexiglasplaten en zelfs uitgerust met tools die ervoor zorgen dat je de deurklink of koffieautomaat niet meer hoeft aan te raken. Toch is dit geen garantie voor succes wanneer het personeel weer (gedeeltelijk) mag terugkeren naar kantoor, dat bleek wel uit de Black Friday-gekte. Er zijn namelijk een aantal zaken waar je op moet letten om ervoor te zorgen dat kantoorgebruikers ook daadwerkelijk veilig zijn.
Nu er nog weinig mensen op kantoor zijn, is afstand houden over het algemeen goed te doen. Maar zodra de bezetting weer gaat toenemen zal dit extra aandacht vragen. Veel kantoorgebruikers zijn de afgelopen periode weinig op kantoor geweest. Zodra ze weer naar kantoor toe mogen, voelt dit als ‘normaal’ waardoor de kans groot is dat ze vervallen in ‘oud gedrag’. Bijvoorbeeld door even snel naast een collega te gaan staan om te overleggen.
Reguleer drukte op kantoor
Om een veilige terugkeer naar kantoor mogelijk te maken, zijn een aantal zaken cruciaal. Het coronaproof inrichten van de werkomgeving staat met stip op nummer 1, maar dan begint het eigenlijk pas. Je moet er ook voor zorgen dat je de drukte op kantoor goed kunt reguleren. Je kunt dit op een aantal manieren doen, bijvoorbeeld door te werken met een rooster of een werkplekreserveringssysteem. Je houdt zo het aantal aanwezige personen in jouw kantoorpand onder een bepaalde grens.
Maar ook dan ben je er nog niet. Je zult er op toe moeten zien dat de gebruikers van een kantoorpand zich ook daadwerkelijk aan de genomen maatregelen houden. Om te voorkomen dat gebruikers vervallen in ‘oud gedrag’ is het essentieel om de coronaregels in jouw pand structureel onder de aandacht te blijven brengen en hier ook op te sturen. Let hier vooral op de risicozones in een pand, denk aan: het aantal personen in een ruimte, wisselingen na vergaderingen en dus drukte in de gang, een gezamenlijke lunch of een ophoping van medewerkers bij de koffieautomaat. We zien in de praktijk dat dit de momenten zijn waarop het fout kan gaan.
De foto’s van de winkelstraten zijn hiervoor het levende bewijs: elke winkel liet steeds een bepaald aantal klanten toe, maar op straat was er weinig tot geen toezicht. Ook was er geen systeem die het aantal personen dat kwam winkelen in de gaten hield. En zo ontstonden de opstoppingen in de winkelstraat.
Houd vinger aan de pols
Omdat we willen voorkomen dat dezelfde situatie zich voordoet op kantoor, zul je er op toe moeten zien dat het er veilig aan toe gaat. In eerste instantie zal dit waarschijnlijk goed gaan, maar naarmate er steeds meer mensen naar kantoor komen wordt het al een stuk uitdagender. Er zijn hierbij een aantal punten waar je op moet letten: denk aan het totaal aantal personen in het pand, het aantal personen in een ruimte en de plekken waar opstoppingen kunnen ontstaan. Ook is het belangrijk om te checken of de genomen maatregelen nog op de juiste wijze zijn ingericht, denk aan verschoven werkplekken en bordjes of stickers die zijn weggehaald of beschadigd. Ook als je werkt met een rooster of werkplekreserveringssysteem moet je nagaan of dit op de juiste manier wordt gebruikt.
Het realiseren van een coronaproof kantoor houdt zeker niet op na het doorvoeren van maatregelen. Het is een continu spel waarbij je vinger aan de pols moet houden, zeker wanneer de bezetting weer opschaalt. Het gedrag van medewerkers bepaalt immers of we uit de voeten kunnen met die anderhalve meter.
Ons advies voor een coronaproof kantoor
Waarschijnlijk zit je er niet op te wachten om als coronapolitie door het kantoor te lopen. Het kan daarom een goede optie zijn om steekproefsgewijs te checken wat de situatie is in jouw panden. Door een bezettingsgraadmeting uit te voeren kan de huidige situatie in kaart worden gebracht om te voorkomen dat problemen ontstaan of verergeren. Je houdt op deze manier in de gaten of alles veilig verloopt, bijvoorbeeld door onjuist gebruik van werkplekken te monitoren, het aantal personen in een ruimte te controleren en toe te zien op de drukte bij pantry’s. Deze informatie geeft handvatten om bij te kunnen sturen waar dat nodig is.
Dit artikel is origineel verschenen op de website van HEYDAY. Het is met toestemming herplaatst.
