De bestaande vaste reiskostenvergoeding mag in ieder geval tot 1 april 2021 door de werkgever nog onbelast worden vergoed. Eerder werd bekend dat deze noodmaatregel per 1 februari 2021 zou eindigen, maar het kabinet verlengt de maatregel vanwege de lockdown.
Tot 1 april 2021 mag de werkgever thuiswerkdagen nog als reisdagen aanmerken.
Reiskostenvergoeding tot 1 april 2021
Een vaste, belastingvrije reiskostenvergoeding tot maximaal 19 cent per kilometer mag normaal gesproken tot 6 weken na verandering van het reisgedrag doorlopen op basis van de oude situatie. Voorheen moesten werkgevers de reiskostenvergoeding vooral stopzetten als een werknemer langdurig ziek werd. Maar met de coronacrisis veranderde het reisgedrag van heel veel werknemers. Sommige werkgevers besloten daarom om per direct de vaste reiskostenvergoeding stop te zetten. Maar een ander deel van de werkgevers liet de reiskostenvergoeding doorlopen. In mei 2020 besloot staatssecretaris Vijlbrief namelijk dat werkgevers onder het besluitnoodmaatregelen coronacrisis de vaste reiskostenvergoeding niet hoeven te veranderen als er een wijziging in het reispatroon van een werknemer optreedt. De werkgever kan deze goedkeuring ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Dit betekende dat de werkgever voor deze periode mag blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is, zolang deze vergoeding is vastgesteld voor 13 maart 2020.
Lees ook: Betaalt u de reiskostenvergoeding door tijdens corona?
Reiskostenvergoedingen vanaf 1 april 2021
Deze goedkeuring uit het besluit noodmaatregelen coronacrisis zal waarschijnlijk per 1 april 2021 vervallen. Dat betekent dat werkgevers het reisgedrag van de werknemers opnieuw in kaart moeten brengen. Reiskostenvergoedingen voor thuiswerkdagen mogen dan dus niet meer. Alleen daadwerkelijke reisdagen mogen nog belastingvrij vergoed worden tot een bedrag van maximaal 19 cent per kilometer. Meer vergoeden mag ook, maar over het meerdere moeten wel loonheffingen worden ingehouden. Voor veel werknemers zal dit betekenen dat een vaste reiskostenvergoeding in 2021 er niet meer in zit. Er moet namelijk weer worden voldaan aan de 36-weken of 128-dagen-eis. Alleen als de werknemer 36 weken per jaar of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist, mag een vaste reiskostenvergoeding worden betaald. Voldoet de werknemer niet aan deze eis? Dan zal op basis van declaratie of nacalculatie moeten worden vergoed.
Breng reisgedrag in kaart
Om het reisgedrag in kaart te brengen zal de werkgever de werknemers dus moeten bevragen over hun reisgedrag. Hoeveel dagen komt de werknemer nog naar kantoor vanaf 1 april? Zijn er inmiddels vaste thuiswerkdagen? Leg deze afspraken dan vast en verwijs in de administratie en/of verantwoording ook naar dit document.
Bron: Salarisnet
